SAIA® te permitirá crear flujos para automatizar procesos de gestión documental en tu organización, definiendo los pasos del flujo, estableciendo las diferentes rutas que pueden seguirse, y configurando usuarios que se incluyen automáticamente en las rutas de radicación de los documentos asociados al flujo. Así, podrás diseñar, probar y usar estos flujos para que los procesos internos de tu organización sean más rápidos, organizados y fáciles de controlar.
Por ejemplo:
«En la empresa Helados Santa Rita, los funcionarios pueden realizar solicitudes de nueva dotación, como uniformes y elementos de protección personal, a través del área de Talento Humano. El Auxiliar de talento humano verifica que la solicitud cumpla con los criterios internos, el Coordinador de talento humano la aprueba o rechaza según corresponda, y el Analista de bienestar genera la respuesta oficial y gestiona la entrega. Al depender de entregas físicas y de la disponibilidad de los responsables, el proceso suele presentar demoras, lo que prolonga la gestión y genera reprocesos. Para solucionarlo, se implementó el flujo de “Solicitudes de Dotación” en SAIA®, agilizando la revisión y aprobación, y mejorando la eficiencia del proceso».
¿Cómo acceder a la creación de flujos?
A continuación te explicamos cómo acceder a la creación de flujos en SAIA®:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de Configuración, allí verás las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en el apartado de Configuración para que se desplieguen todas las opciones.
Paso 4. Haz clic en Flujos y accederás a la pantalla donde podrás crear y gestionar los flujos en SAIA®.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo crear flujos?
A continuación te explicamos cómo puedes acceder a la creación de flujos de SAIA®:
Paso 1. Haz clic en el botón de Adicionar e ingresarás a la pantalla de creación del flujo.
Paso 2. Diligencia la información general del flujo. Puedes ver su explicación en las secciones de «Pasos necesarios para crear flujos».
Paso 3. Haz clic en el botón de Guardar, ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Paso 4. Define el diagrama del flujo estandarizada los pasos, decisiones y responsables, entre otras características. Puedes ver su explicación en las secciones de «Pasos necesarios para crear flujos».
Paso 5.Haz clic en el botón de Guardar, ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Paso 6. Configura las notificaciones automáticas que se enviarán a medida que se ejecute el flujo. Puedes ver su explicación en las secciones de «Pasos opcionales para crear flujos».
Paso 7. Si lo requieres, puedes seleccionar categorías existentes o crear nuevas categorías para organizar el flujo creado. Puedes ver su explicación en las secciones de «Pasos opcionales para crear flujos».
Paso 8. Si lo requieres, puedes consultar el historial de los cambios realizados sobre el flujo creado. Puedes ver su explicación en las secciones de «Pasos opcionales para crear flujos».
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo editar flujos?
Te mostramos cómo puedes editar flujos que has creado en SAIA®:
Paso 1. Haz clic en el menú de opciones del flujo que quieres editar.
Paso 2. Se habilitarán las diferentes opciones que podrás utilizar para gestionar los flujos. Selecciona la opción “Editar”.
Paso 3. Ingresarás a la pantalla de edición del flujo, y allí podrás realizar los cambios que necesites sobre cada una de las características del flujo. Ten en cuenta que siempre que termines los cambios sobre las pestañas “Información” o “Diagrama de flujo” debes seleccionar el botón de Guardar.
Nota: Ten en cuenta que no podrás editar un flujo que ya se encuentre publicado, en ese caso debes versionar el flujo y editar la nueva versión.
A continuación te explicamos cómo:
¿Cómo versionar un flujo?
Te mostramos cómo puedes versionar flujos que has creado en SAIA®:
Paso 1. Haz clic en el menú de opciones del flujo que quieres editar.
Paso 2. Se habilitarán las diferentes opciones que podrás utilizar para gestionar los flujos. Selecciona la opción “Versionar el flujo”.
Paso 3. Se creará un nuevo flujo correspondiente a la nueva versión del mismo. Haz clic en el menú de opciones del nuevo flujo.
Paso 4. Se habilitarán las diferentes opciones que podrás utilizar para gestionar los flujos. Selecciona la opción “Editar” y realiza los cambios que necesites sobre el flujo.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo duplicar un flujo?
Te mostramos cómo puedes duplicar flujos que has creado en SAIA®:
Paso 1. Haz clic en el menú de opciones del flujo que quieres versionar.
Paso 2. Se habilitarán las diferentes opciones que podrás utilizar para gestionar los flujos. Selecciona la opción “Duplicar el flujo”.
Paso 3. Se duplicará el flujo creando uno nuevo. Haz clic en el menú de opciones del nuevo flujo.
Paso 4. Se habilitarán las diferentes opciones que podrás utilizar para gestionar los flujos. Selecciona la opción “Editar” y realiza los cambios que necesites sobre el flujo duplicado.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo modificar los permisos sobre un flujo?
Te mostramos cómo modificar los permisos sobre un flujo para administrar quiénes pueden editarlo:
Paso 1. Haz clic en el menú de opciones del flujo en el que quieres ajustar los permisos.
Paso 2. Se habilitarán las diferentes opciones que podrás utilizar para gestionar los flujos. Selecciona la opción “Permitir editar”.
Paso 3. Se habilitará una ventana donde podrás administrar los usuarios con permiso para editar el flujo.
A continuación te mostramos cómo:
Para agregar usuarios:
Paso 1. Selecciona el funcionario y haz clic en el botón de “Acceso”.
Paso 2. Haz clic en la opción “Editar” y así le darás permiso al usuario seleccionado para que edite el flujo.
A continuación te mostramos cómo:
Para eliminar usuarios:
Paso 1. En la sección “Usuarios con permisos” ubica el funcionario al que quitarás el permiso.
Paso 2. Haz clic en la opción “Eliminar” y así le quitarás el permiso de edición del flujo al usuario.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo ver la información de un flujo?
Te mostramos cómo puedes ver la información de los flujos que has creado en SAIA®:
Paso 1. Haz clic en el menú de opciones del flujo en el que quieres ver la información.
Paso 2. Se habilitarán las diferentes opciones que podrás utilizar para gestionar los flujos. Selecciona la opción “Información”.
Paso 3. Accederás al historial del flujo donde podrás ver los cambios que se han realizado desde su creación con la descripción de quién realizó el cambio, cuándo lo hizo y cuál fue el cambio realizado.
A continuación te mostramos cómo:
¿Es posible eliminar flujos?
Para evitar la pérdida de información de los documentos y tareas generados durante la ejecución de los flujos, SAIA® no permite la eliminación de los flujos creados. Sin embargo, podrás:
- Ocultarlos, cuando están en estado “Borrador” pero los publicaste para hacer pruebas y verificar su funcionamiento.
- Inactivarlos, cuando están en estado “Publicado”, es decir cuando ya son oficiales y los usuarios están generando flujos con ellos.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.