Compartir documento con personas externas

Los documentos elaborados en SAIA®, permiten ser gestionados de manera electrónica y la herramienta cuenta con múltiples acciones. En esta ocasión te explicamos la acción «Compartir documento». Recuerda que los permisos a las acciones del documento se pueden gestionar por parte del usuario administrador.

Por ejemplo:

«Alexander requiere compartir una respuesta de una PQRSF a un funcionario que aún no cuenta con acceso a la herramienta SAIA®, pero está autorizado para ver esta información, por lo tanto, Alexander le comparte el documento a través de un enlace que le permitirá ver el documento sin acceder al sistema«.

¿Dónde encontrarás la acción de compartir documento?

La opción Compartir documento hace parte de las acciones de gestión de los documentos, las cuales podrás encontrar en la parte lateral derecha de cualquier documento en SAIA®. A continuación te mostramos:

¿Cómo compartir un documento con un usuario externo?

Esta acción te permite generar un enlace temporal del documento para compartirlo con personas internas o externas sin necesidad de que estas accedan a la herramienta SAIA®. Ten presente que solo el propietario del documento puede realizar esta acción. Para compartir un documento con esta opción, sigue los siguientes pasos:

Paso 1: Ubica el documento que quieres compartir.

Paso 2: Haz clic en el botón «Compartir documento» ubicado en la parte lateral derecha del documento.

Paso 3: Se habilitará una ventana donde podrás copiar el enlace para compartir el documento y definir una fecha de caducidad del enlace, es decir, que después de esta fecha ya no se podrá acceder al documento a través de dicho enlace.

A continuación te mostramos como:

Nota: Si se desea inhabilitar el enlace antes de la fecha inicialmente definida, se puede hacer clic en el ícono de basura y el documento dejará de ser público.


Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de un documento y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Menú de Acciones» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.

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