En SAIA® podrás realizar la transferencia documental de los expedientes según los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental. Este proceso permite el traslado de documentos entre los diferentes archivos de la organización, garantizando su adecuada gestión y preservación a lo largo del ciclo de vida documental. Además, se genera evidencia de la transferencia y del registro de todas las personas que participaron en su gestión.
Por ejemplo:
«Andrea es la responsable del área de archivo y debe realizar la transferencia documental de 50 expedientes que ya cumplieron su tiempo de retención en el archivo de gestión. Para esto, podrá acceder a SAIA®, buscar los expedientes correspondientes y realizar el proceso de transferencia documental, dejando el registro y trazabilidad de la acción».
¿Qué debo tener en cuenta para realizar la transferencia documental?
La transferencia documental se realiza cuando los documentos han cumplido el tiempo de retención establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD) de la organización. Este proceso consiste en el traslado de documentos desde el archivo de gestión hacia el archivo central o histórico, y en algunos casos puede implicar el paso del archivo central al archivo histórico.
Debes tener en cuenta que los expedientes deben cumplir las siguientes condiciones para realizar su transferencia documental:
- Debes tener permiso al expediente según los permisos de las series/subseries de la Tabla de Retención Documental.
- El expediente debe estar asociado a la Tabla de Retención Documental de la organización.
- El expediente debe encontrarse en estado “inactivo”.
Para consultar cómo inactivar un expediente puedes acceder al tema «¿Cómo inactivar/activar un expediente?».
¿Cómo realizar la transferencia documental?
Si los expedientes cumplen con las tres condiciones mencionadas previamente, podrás realizar el proceso de transferencia documental siguiendo estos pasos:
Paso 1. Una vez inicies sesión, accede al menú SAIA® ubicado en la parte izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Se desplegarán los diferentes módulos que tienes contratados, selecciona el módulo «Inicio», luego haz clic en «Mis documentos» y luego en «Expedientes». Recuerda que debes contar con los permisos respectivos para visualizar estas secciones.
Paso 3. Al ingresar, verás el reporte con los expedientes a los que tienes acceso. Junto a cada expediente encontrarás un checkbox que te permitirá seleccionar uno o varios expedientes.
Paso 4. Selecciona el o los expedientes a los que realizarás la transferencia documental de un archivo a otro. Recuerda que todos los expedientes que selecciones deben cumplir con las tres condiciones mencionadas en el tema anterior.
Paso 5. En la parte superior de la pantalla se habilitará la opción «Transferencia documental», haz clic sobre ella y se habilitará el formulario de Transferencia documental.
Paso 6. Diligencia el formulario de Transferencia documental. Podrás ver su explicación más adelante.
Paso 7. Después de diligenciar el formulario haz clic en continuar para generar el documento de registro de la transferencia documental. En él podrás visualizar la información de la transferencia y los datos de los expedientes relacionados. También podrás agregar o quitar expedientes a la transferencia, o editar las notas de estos.
Paso 8. Una vez hayas verificado el documento, puedes aprobarlo para enviarlo a aprobación a los usuarios relacionados con la transferencia, es decir al usuario que entrega los expedientes y el usuario que los recibe.
Ten en cuenta que el documento se radicará una vez sea confirmado por todos los involucrados y la transferencia sólo se verá reflejada en SAIA® cuando el documento se encuentre radicado.
Completa el formulario
- Información de expedientes: Encontrarás la información de los expedientes que seleccionaste para realizar la transferencia documental. Sólo verás los expedientes que cumplan las tres condiciones mencionadas previamente, en caso de que hayas seleccionado un expediente que no cumpla alguna de las condiciones este no se mostrará en este listado.
- Oficina productora: Selecciona la dependencia o unidad administrativa que generó y conserva la documentación para su transferencia documental.
- Objeto: Describe el motivo de transferencia.
- Anexos: Carga archivos adjuntos o soportes a la transferencia en caso de que lo requieras.
- Entregado por: Selecciona el responsable actual de los expedientes, quien lo entregará al nuevo responsable. Ten en cuenta que este usuario se incluirá automáticamente en la ruta de radicación del documento.
- Recibido por: Selecciona el usuario que recibirá los expedientes. Ten en cuenta que este usuario se incluirá automáticamente en la ruta de radicación del documento.
- Transferir a: Selecciona la etapa de archivo a la que se transferirán los expedientes.
¿Cómo verificar la transferencia documental?
Después de que la transferencia documental se encuentre radicada, podrás verificar que los expedientes se encuentren en el nuevo archivo de las siguientes formas:
En las secciones de «Tipo de archivo» del módulo de expedientes.
Paso 1. Una vez inicies sesión, accede al menú SAIA® ubicado en la parte izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Se desplegarán los diferentes módulos que tienes contratados, selecciona el módulo «Inicio», luego haz clic en «Mis documentos» y luego en «Expedientes». Recuerda que debes contar con los permisos respectivos para visualizar estas secciones.
Paso 3. Despliega las opciones de la sección “Tipo de archivo” ubicada en la parte lateral izquierda de la pantalla.
Paso 4. Haz clic en el archivo al cual transferiste los expedientes, así podrás verificar que se transfirieron correctamente y acceder a su información.
En el reporte FUID (Usuarios finales)
Paso 1. Una vez inicies sesión, accede al menú SAIA® ubicado en la parte izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Se desplegarán los diferentes módulos que tienes contratados, selecciona el módulo «Inicio», luego haz clic en «Mis documentos» y luego en «Expedientes». Recuerda que debes contar con los permisos respectivos para visualizar estas secciones.
Paso 3. Haz clic en el botón “Reporte FUID” ubicado en la parte superior de la pantalla.
Paso 4. Ubica los expedientes o filtra el reporte para identificar los expedientes que transferiste y verifica en la columna “Tipo archivo” que estos se encuentren en el archivo que seleccionaste al realizar la transferencia.
En el reporte FUID (Usuarios administradores)
Paso 1. Una vez inicies sesión, accede al menú SAIA® ubicado en la parte izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Se desplegarán los diferentes módulos que tienes contratados, selecciona el módulo «CAD», luego haz clic en «Archivo general» y luego en «Inventario». Recuerda que debes contar con los permisos respectivos para visualizar estas secciones.
Paso 3. Haz clic en el botón “Ver reporte” ubicado en la sección de “Expedientes FUID (Administrador)”.
Paso 4. Ubica los expedientes o filtra el reporte para identificar los expedientes que transferiste y verifica en la columna “Tipo archivo” que estos se encuentren en el archivo que seleccionaste al realizar la transferencia. Ubica los expedientes o filtra el reporte para identificar los expedientes que transferiste y verifica en la columna “Tipo archivo” que estos se encuentren en el archivo que seleccionaste al realizar la transferencia.
Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de archivo y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Módulo de archivo» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
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