Existen diferentes maneras de registrar facturas y cuentas de cobro en SAIA®, la herramienta permite gestionar y tener un seguimiento de toda las facturas físicas y electrónicas que ingresan a la organización.
Por ejemplo:
«Andrea es la responsable de recepcionar y registrar las facturas de la organización, sin embargo, se le dificulta encontrar las cuentas de cobro, ya que aún maneja los soportes físicos, a veces se traspapela y le toma mucho tiempo buscarlas. Desde que implementan SAIA®, todas las facturas quedan registradas, permitiéndole encontrar con facilidad y eficiencia facturas especificas que le solicitan».
¿Cómo registrar facturas físicas?
Una vez inicies sesión en la herramienta SAIA® y tengas los permisos correspondientes al módulo del CAD (Centro de Administración Documental) y a la radicación de facturas, podrás registrar las diferentes facturas que ingresan a la organización. A continuación te explicamos el paso a paso:
Paso 1. Haz clic en el menú de SAIA® ubicado en la parte superior izquierda de tu pantalla, haz clic en el módulo de “CAD” y selecciona «Correspondencia», allí encontrarás las siguientes opciones: Generar sello, Pendiente por registrar, Registrar correspondencia y Registrar por email.
Paso 2. Haz clic en la opción de «Registrar Correspondencia».
Paso 3. Selecciona la opción de «Radicación de facturas» y haz clic en el botón de «Registrar». Se habilitará un formulario para el registro de facturas físicas.
A continuación te mostramos cómo acceder al registro físico de una factura:
Nota: Recuerda que existe otra ruta para radicar las facturas, haz clic en el botón nuevo, selecciona la carpeta de radicación y luego en el formato de «Radicación de facturas».
Paso 4. Completa los campos del formulario de radicación de facturas. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 5. Una vez hayas finalizado la radicación de facturas, se generará el documento donde resume la información diligenciada.
Paso 6. Una vez hayas completado el formulario de radicación de factura, podrás ingresar los productos de la factura, haz clic en el ícono de la flecha ubicado en la parte inferior derecha.
Paso 7. Selecciona el icono del más (+) para agregar los artículos de la factura, esta acción te habilitará un formulario para registrar los ítems de la factura. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 6. Al terminar el registro de la factura y sus ítems, el documento seguirá en estado borrador, podrás iniciar una ruta de aprobación o aprobarla para que la factura quede radicada.
Completa el formulario
- Información de la factura:
- Asunto: Motivo o razón de la factura.
- Tipo de origen: Siempre estará predeterminada como origen externo.
- Proveedor: Ingresa el nombre del proveedor del servicio, en caso de ser nuevo puedes crearlo como tercero.
- Fecha de factura: Fecha de generación de la factura.
- Número de factura: Consecutivo con el que viene la factura
- IVA: Indica el valor del IVA, en caso de que la factura lo tenga.
- Total de la factura: Indica el valor total de la factura
- Anexos: Digitaliza la factura y adjúntala.
- Número de folios: Número de hojas de la factura.
- Orientación de sello: Indica en que posición deseas el sello de radicado de facturas. Cada registro genera un sello de recibido, este puedes imprimirlo vertical u horizontal. Este sello lo verás cuando finalices el formulario y hagas clic en el botón de continuar.
- Ítems de la factura
- Descripción: Ingresa la descripción de los artículos (Computador, Papelería, etc.)
- Cantidad: Unidades del artículo
- Valor unitario: Costo unitario del artículo
- IVA unitario: En caso de tener IVA, ingresa el valor unitario.
- Total: Valor total del artículo incluyendo IVA.
¿Dónde visualizar las facturas radicadas?
Todas las facturas que se radican en SAIA® se encontrarán en el reporte de facturas, independientemente de su medio de radicación. Recuerda que para visualizar este reporte debes tener los permisos respectivos. A continuación te mostramos como acceder al reporte de facturas:
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.