El proceso de firma electrónica con certificado digital podrá ser notificado e iniciado por diferentes medios, según la configuración hecha al momento de enviar el documento para firma.
Por ejemplo:
«Andrea requiere enviar un contrato muy importante para firma y debe ser firmado por el gerente, pero este se encuentra en el extranjero, con la firma electrónica con certificado digital podrá enviar el documento digitalmente para que su jefe lo firme desde el lugar en el que se encuentra y no generar retrasos en los procesos internos de contratación»
Firma de documentos generados en SAIA®
Cada firmante recibirá una notificación para llevar a cabo el proceso de firmado, esta notificación se enviará por Correo, Mensaje de texto o WhatsApp, según el medio de notificación seleccionado al momento de iniciar el proceso. Una vez recibas esta notificación al correo electrónico o WhatsApp, sigue los siguientes pasos para firmar el documento.
Paso 1. En caso de ser vía correo electrónico, selecciona el correo y haz clic en la opción “Aquí firma documento”. En caso de ser por WhatsApp, ingresa al enlace enviado.
Paso 2. Este enlace te direccionará a una plataforma transaccional. Allí podrás ver un listado de los documentos que tienes pendientes de firma. Haz clic en el botón “Firmar” del documento que requieras. Recuerda que puedes seleccionar varios y firmar documentos en lote.
Paso 3. El proceso de firma se divide en tres momentos: Revisar contenido, mis datos y firmar.
Paso 4. Revisa el contenido del documento y si estás seguro de avanzar con la firma, haz clic en “Acepto contenido”.
Paso 5. El siguiente paso es «Mis Datos», realiza la firma gráfica en el recuadro blanco, haz clic en siguiente para comprueba tus datos y si estos se encuentran correctos, haz clic en el botón “Firmar”.
Paso 6. Por último, el paso de firma y según el tipo de firma, se iniciará así:
- Si es firma con validación de voz o pagaré, recibirás una llamada a tu número de celular, deberás contestar y repetir el código de validación que se muestra en pantalla.
- Si es firma rápida, recibirás a través de WhatsApp y mensaje de texto un código de validación, el cual deberás registrar en pantalla.
Paso 7. Una vez repitas el código en la llamada o digites el código en pantalla, recibirás una confirmación de la aceptación de la operación y en pantalla verás un mensaje de firmado exitoso. Para finalizar haz clic en el botón “Terminar”.
Paso 8. Una vez el documento es firmado por todos los responsables, se envía un correo electrónico con el documento firmado, el cual contiene toda la evidencia digital como: Hash de seguridad, audio de los firmantes (si aplica), código OTP por firmante, entre otros. Recuerda que el documento también se actualiza en SAIA®, por lo que no debes realizar ninguna otra acción.
Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de un documento y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Menú de Acciones» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.