Una vez creados los nuevos flujos, podrás encontrarlos en el botón «Nuevo» y utilizarlos para optimizar la gestión de los procesos y disminuir los tiempos de gestión de las actividades.
Por ejemplo:
«Después de implementar el flujo de ‘Solicitud de dotación’ en SAIA®, Camilo informó a los funcionarios que ya se encontraba disponible para su uso y desde ese momento, los usuarios han gestionado sus solicitudes de dotación de forma sencilla, mientras que los responsables del proceso las han revisado y atendido con agilidad y eficiencia, contribuyendo a optimizar el flujo de trabajo institucional.»
¿Cómo publicar un flujo?
Para publicar un flujo debes realizar los siguientes pasos:
Paso 1. Haz clic en el menú de opciones del flujo que quieres publicar.
Paso 2. Se habilitarán las diferentes opciones que podrás utilizar para gestionar los flujos. Selecciona la opción “Editar”.
Paso 3. Ingresarás a la pestaña de “Información” del flujo, y allí debes seleccionar la opción “Publicar” y cambiar el estado a “Publicado”.
Paso 4. Haz clic en el botón de Guardar ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo acceder y utilizar un flujo?
Después de publicar el flujo, debes seguir estos pasos para utilizarlo:
Paso 1. Haz clic en el botón «Nuevo» ubicado en la parte superior izquierda de tu pantalla. Esta acción te habilitará una ventana flotante con acceso a los flujos y las diferentes carpetas y categorías creadas.
Paso 2. Ubica el flujo correspondiente; si al momento de crearlo le asignaste una categoría, deberás ingresar primero a dicha categoría para visualizarlo. Puedes recordar su explicación en la sección de «Pasos opcionales para crear flujos».
Paso 3. Haz clic sobre el flujo y se habilitará una ventana donde podrás ver el nombre del flujo. Para confirmar el inicio de su ejecución, selecciona la opción “Iniciar flujo”.
Paso 4. Si eres el responsable de ejecutar el primer paso del flujo, se habilitarán detalles del mismo. Si aplica, confirma el cumplimiento de las actividades y/o crea el documento requerido. Confirma qué decisión vas a tomar para que el flujo continúe y, si lo requieres, agrega observaciones.
Paso 5.Haz clic en el botón «Ejecutar», ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla; al hacerlo, el flujo avanzará al siguiente paso configurado. Si eres el responsable asignado, podrás ejecutarlo directamente; de lo contrario, el o los responsables recibirán una notificación y se les asignará una tarea en SAIA® para realizar la gestión correspondiente.
Nota: Debes repetir este paso por cada etapa del flujo hasta completar la ejecución de todos los pasos configurados.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo ver la trazabilidad de un flujo ejecutado?
Si deseas consultar el estado de un flujo ejecutado en el que estás involucrado o revisar sus detalles, puedes realizar los siguientes pasos:
Paso 1. Accede al flujo. Puedes hacerlo desde la tarea automática que se genera o desde cualquier documento vinculado al flujo.
Paso 2. En la parte superior de la ventana encontrarás dos opciones: “Decisión” y “Proceso”. Haz clic en “Proceso”.
Paso 3. Verifica la información que necesites; podrás consultar los responsables de cada paso del flujo, revisar los detalles de ejecución y visualizar el paso en el que se encuentra actualmente el flujo.
A continuación te mostramos cómo:
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.