Si requieres realizar la distribución física de un oficio o cualquier tipo de correspondencia, una de las opciones para definir que un documento será enviado físicamente es hacerlo desde el menú lateral de los documentos de SAIA®.
Por ejemplo:
«Lucía, requiere realizar el envío físico de un oficio que llegó a un funcionario que se encuentra en otra sede. Pero al momento del registro del documento no se seleccionó que se requería realizar la entrega física, por lo tanto, Lucía accederá al documento que requiere distribuir y desde el menú lateral realizará esta acción».
Accede al documento que requieres enviar para distribución física
Selecciona el documento que deseas enviar, si no tienes el documento a la mano, lo puedes buscar por medio de la búsqueda simple y avanzada relacionando las palabras clave del documento.
Registra la información de envío físico
Una vez estés ubicado en el documento que requieres enviar para distribución física, sigue los siguientes pasos para registrar la información de envío físico:
Paso 1. Haz clic en el botón «Envío físico» ubicado en el menú lateral, este botón está representado con un icono de un camión.
Paso 2. Selecciona el tipo de destino. Si el destino es interno (con usuario en SAIA®) se habilitará el listado de funcionarios de la empresa, si el destino es externo se habilitará el listado de terceros o la opción de crear uno nuevo.
Paso 3. Selecciona si el documento requiere recogida o no:
- Si requiero recogida: Un mensajero deberá ir a recoger la documentación y llevarla al centro de documentación para posteriormente hacer la entrega al destinatario.
- No requiero recogida: Esta opción es porque vas a llevarlo directamente, pero debes dejar el registro del envío.
Paso 4. Haz clic en el botón «Crear» para guardar los cambios.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo puedo ver los documentos que envié para distribución física?
Para ver los documentos que están seleccionados para distribución física y conocer el paso a paso para su gestión y trámite, consulta la explicación y pasos descritos en el apartado ¿Cómo puedo ver los documentos que se encuentran en distribución?, se recuerda que solo los usuarios de la herramienta podrán consultar, siempre y cuando cuente con los permisos.
Si deseas conocer más respecto al módulo de Distribución y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Distribución» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.