Los expedientes cuentan con responsables asignados para garantizar la gestión de trámites e información. Sin embargo, es común que las personas cambien de área o incluso dejen la empresa. SAIA® facilita la transferencia de responsabilidad a los nuevos encargados, asegurando así la continuidad en la gestión.
Por ejemplo:
«Andrés es el asesor jurídico de la empresa y tiene a su cargo los expedientes de Procesos judiciales; sin embargo, será trasladado a otra área y Margarita será la nueva responsable, para esto, Andrés realiza el cambio de responsable de los expedientes en SAIA® para que la nueva encargada los gestione.»
¿Cómo cambiar el responsable del expediente?
Cualquier usuario en SAIA® con los permisos respectivos podrá crear un expediente nuevo, puede vincularlo a la serie documental de la TRD o crear uno privado sin TRD. Los creadores de los expedientes son los responsables y propietarios del expediente, sin embargo, el creador puede cambiar el responsable y asignarlo a otro usuario, para esto se deben seguir estos pasos:
Paso 1. Ingresa al módulo de expedientes para realizar los cambios de responsable. Recuerda que solo el responsable del expediente puede cambiar.
Paso 2. Selecciona el expediente en el que deseas cambiar el responsable, haz clic una vez sobre el expediente y se desplegara una ventana en la parte derecha de tu pantalla donde podrás encontrar tres pestañas:
- Resumen: Información del expediente
- Actividad: Trazabilidad del expediente
- Tareas: Responsabilidades asignadas a otros usuarios sobre el expediente.
Paso 3. En la columna de «Resumen» encontrarás el responsable del expediente, haz clic en el icono del lápiz para editar el responsable.
Paso 4. Se habilitará una ventana flotante consultando «¿Está seguro de trasladar la responsabilidad a otro funcionario?», y las opciones de «Si, No». Selecciona según corresponda.
Paso 5. En caso de haber seleccionado «Sí» en el paso anterior, se habilitará un campo donde debes ingresar el nombre del nuevo responsable del expediente, luego haz clic en guardar. Una vez hayas cambiado el responsable, perderás la propiedad del expediente.
Si deseas conocer más sobre las secciones de expedientes y otras funcionalidades generales del sistema SAIA, vuelve al apartado «Expedientes» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA.
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