Existen diferentes maneras de registrar correspondencia, SAIA® te permite gestionar y tener un seguimiento de toda la correspondencia que entra, sale y circula al interior de tu organización y cuenta con herramientas que te ayudarán a procesarla electrónicamente para una mayor agilidad y eficiencia.
Por ejemplo:
«Andrea es la responsable de la recepción y debe registrar todos los documentos, paquetes o cajas que ingresan físicamente a la organización, digitaliza los documentos desde el escáner o desde su teléfono celular, desde que adquirió la herramienta, su trabajo es más ágil, ya que puede transferir el documento al destinatario a través de SAIA® y no debe desplazarse para entregarlos.»
¿Cómo registrar correspondencia física?
Una vez inicies sesión en la herramienta SAIA® y tengas los permisos correspondientes al módulo del CAD (Centro de Administración Documental), podrás registrar los diferentes oficios y correspondencia que ingresan a tu empresa. A continuación te explicamos el paso a paso:
Paso 1. Haz clic en el menú de SAIA® ubicado en la parte superior izquierda de tu pantalla y selecciona el módulo de “CAD” allí encontrarás las siguientes opciones: Generar sello, Pendiente por registrar, Registrar correspondencia y Registrar por email
Paso 2. Haz clic en la opción de «Registrar Correspondencia».
Paso 3. Selecciona la opción de «Registro de correspondencia» y haz clic en el botón de «Registrar». Se habilitará un formulario para el registro de correspondencia física.
A continuación te mostramos cómo acceder al formulario de registro de correspondencia:
Nota: Existe otra ruta para registrar la correspondencia, haz clic en el botón «Nuevo», selecciona la carpeta de «Radicación» y luego el formato de «Registro de correspondencia».
Paso 4. Completa los campos del formulario de registro de correspondencia. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 5. Una vez hayas finalizado el registro de correspondencia, se generará el consecutivo de entrada. Recuerda que el documento llegará al o los destinatarios internos a través de SAIA® y por otros medios (Email o físico) según el tipo de distribución que hayas seleccionado.
Completa el formulario
- Tipo de origen:
- Externo: Selecciónalo para los casos en que estás registrando correspondencia de entrada, se habilitará un campo para indicar el nombre de quien remite.
- Interno: Selecciónalo para los casos en que estás registrando correspondencia de salida, se habilitará un campo para indicar el usuario interno que remite.
- Información de origen:
- Número de documento: Radicado con el que viene el documento, es decir, el que el remitente asigno al oficio. Este campo no es obligatorio.
- Tipo documental: Habilitará los expedientes para clasificar la correspondencia, se aclara que solo se verán los expedientes de la serie documental a los que el usuario tenga permiso según la TRD.
- Fecha de documento: Ingresa la fecha en la cual se generó el documento. (No es la fecha de registro de correspondencia, ya que esta se genera automáticamente en SAIA®)
- Días límite: Si el documento tiene unos días límite para ser gestionado, registra la cantidad de días y SAIA® asignará la fecha límite correspondiente que podrás ver en la información del documento.
- Asunto: Ingresa el asunto del documento.
- Empresa transportadora: En caso de que una transportadora entregue el documento o correspondencia selecciónala. Estas transportadoras se cargan previamente por el administrador del sistema
- Observaciones: Describe si hay alguna novedad con el documento o correspondencia (Mojado, dañado, etc.)
- Número de guía: En caso de que lo entregue una transportadora, registra el número de guía.
- Información de destino:
- Tipo de destino: Si en la información de origen marcaste interno, puedes seleccionar si el destinatario es interno o externo, pero si seleccionaste externo en la información de origen, solo podrás elegir un usuario interno como destinatario.
- Enviar a: Se habilitará un campo que te permitirá elegir un usuario destinatario interno o externo, según tu elección inicial
- Notificación: Si deseas notificar al email del usuario al que va dirigido el documento, marca la casilla y se notificará, sin embargo, si es usuario interno siempre se notificará en SAIA.
- Enviar copia a: Se habilita un campo en el que se puede digitar o elegir buscando por dependencia el usuario interno al que se desea enviar copia de la correspondencia
- Tipo de distribución: Debes seleccionar cómo se entregará el documento al destinatario. Ver explicación de las opciones.
- Número de folios: Cuantas hojas tiene el oficio.
- Digitalización de documento:
- Digitalización: Selecciona «Sí» en caso de que vayas a digitalizar un documento físico o «No» en caso de que no se requiera la digitalización.
- Orientación del sello: Cada registro de correspondencia genera un sello de recibido, este puedes imprimirlo vertical u horizontal. Este sello lo verás cuando finalices el formulario y hagas clic en el botón de continuar.
- Anexos físicos: Indica la cantidad de anexos físicos que llegaron.
- Adjuntos: En caso de que sea un documento que ya tienes en tu equipo digitalizado, adjúntalo en este campo.
¿Cómo crear terceros al registrar correspondencia?
En ocasiones, al registrar correspondencia en SAIA®, el origen o destino puede ser un tercero que no se encuentra previamente registrado en el sistema, y por lo tanto debe crearse. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:
Paso 1. Ingresa al formulario de “Registro de Correspondencia”.
Paso 2. Si el tercero que debes crear es el origen de la correspondencia, selecciona la opción “Externo” en el campo “Tipo de Origen”. O si el tercero que debes crear es el destino de la correspondencia, selecciona la opción “Externo” en el campo “Tipo de Destino”. Dependiendo de tu selección se habilitará el campo “Terceros” si el origen es externo, o “Enviar a” si el destino es externo.
Paso 3. Haz clic en el campo que se habilitó y se mostrará la opción “Crear tercero”.
Paso 4. Haz clic en “Crear tercero” y se habilitará una ventana donde podrás diligenciar todos los datos del tercero que debes crear.
Paso 5. Después de diligenciar los datos del tercero, haz clic en Continuar. Se mostrará un mensaje de confirmación y el tercero creado se mostrará en el campo “Terceros” o ”Enviar a”.
Nota: Recuerda que solo debes crear los terceros una vez, estos se guardarán en SAIA® y posteriormente se podrán buscar y seleccionar directamente en los campos de selección de terceros.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo actualizar datos de terceros al registrar correspondencia?
En ocasiones, al registrar correspondencia en SAIA®, el origen o destino puede ser un tercero cuya información no se encuentra actualizada en la herramienta, y por lo tanto debe actualizarse. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:
Paso 1. Ingresa al formulario de “Registro de Correspondencia”.
Paso 2. Si el tercero que debes actualizar es el origen de la correspondencia, selecciona la opción “Externo” en el campo “Tipo de Origen”. O si el tercero que debes actualizar es el destino de la correspondencia, selecciona la opción “Externo” en el campo “Tipo de Destino”. Dependiendo de tu selección se habilitará el campo “Terceros” si el origen es externo, o “Enviar a” si el destino es externo.
Paso 3. Haz clic en el campo que se habilitó y diligencia completa o parcialmente el nombre del tercero, con base en esto SAIA® mostrará las coincidencias.
Paso 4. Selecciona el tercero que vas a actualizar y posteriormente haz clic sobre el nombre del tercero, de esta forma se habilitará una ventana donde podrás consultar y modificar los datos del tercero.
Paso 5. Después de actualizar los datos del tercero, haz clic en Continuar. Se mostrará un mensaje de confirmación y se actualizará la información del tercero.
A continuación te mostramos cómo:
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.
