Al crear nuevos flujos podrás administrar información adicional relacionada. En SAIA® podrás hacerlo fácilmente por medio de tres opciones que te permitirán implementar correctamente un nuevo flujo en SAIA®

Por ejemplo:

«Camilo diseñó el flujo de ‘Solicitud de dotación’ en SAIA®, y ahora busca implementar notificaciones automáticas para que los usuarios reciban correos electrónicos conforme avanza cada etapa. Esta funcionalidad permitirá optimizar la gestión del proceso y reducir significativamente los tiempos de respuesta de las solicitudes».

Categorías del flujo

En la pestaña de categorías del flujo podrás crear categorías que te permitirán organizar los flujos creados para que, al acceder al botón “Nuevo” y buscar el flujo, los encuentres agrupados en dichas categorías. A continuación te explicamos cómo gestionar las categorías: 

Crear una nueva categoría:

Paso 1. Haz clic en la pestaña “Categorías flujos” y accederás al listado de categorías creadas.

Paso 2. Haz clic en el botón “Crear categoría” ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla. Se habilitará una ventana donde podrás registrar el nombre de la categoría y el estado.

Paso 3. Haz clic en “Guardar” y se confirmará la creación de la categoría.

A continuación te mostramos cómo:

Editar una categoría existente:

Paso 1. Haz clic en la pestaña “Categorías flujos” y accederás al listado de categorías creadas.

Paso 2. Ubica la categoría que quieres editar y haz clic en el ícono de “Editar” ubicado en la columna “Opciones”. Se habilitará una ventana donde podrás modificar el nombre de la categoría y el estado.

Paso 3. Haz clic en “Guardar” y se confirmará la actualización de la categoría.

A continuación te mostramos cómo:

Asignar una categoría a un flujo:

Paso 1. Después de haber creado la categoría en la que quieres organizar el flujo, haz clic en la pestaña “Información” y accederás a la información general del flujo.

Paso 2. Haz clic en el campo “Categoría” y selecciona la categoría correspondiente.

Paso 3. Haz clic en “Guardar” y de esta forma, cuando publiques el flujo y los usuarios accedan al botón “Nuevo”, podrán encontrarlo fácilmente en la categoría seleccionada.

A continuación te mostramos cómo:

Notificaciones del flujo

En la pestaña de Notificaciones podrás configurar el envío automático de correos electrónicos durante la ejecución del flujo, a continuación te explicamos los pasos que debes realizar para crear una notificación:

Paso 1. Después de crear y configurar el flujo, accede a la pestaña de “Notificaciones” para visualizar el reporte de notificaciones asociadas al flujo.

Paso 2. Haz clic en “Crear notificación” y se habilitará una ventana con los campos que debes diligenciar para crear la notificación. Podrás ver su explicación más adelante.

Paso 3. Diligencia todos los campos del formulario y haz clic en “Guardar”. La notificación quedará registrada y será visible en el reporte.

Nota: Desde el reporte podrás editar o eliminar notificaciones existentes utilizando los íconos correspondientes en la columna “Opciones” de cada registro.

A continuación te explicamos cómo:

Completa los campos

• Momento en el que se enviará la notificación: Elige el momento en que quieres que se envíe la notificación por correo:
  • Cuando cambie el estado del flujo
  • Cuando se cree un nuevo documento dentro del flujo
  • Cuando se radique un nuevo documento dentro del flujo
• Elija el cambio de estado: Este campo solo se habilita si en el campo “Momento en el que se enviará la notificación” seleccionas Al cambiar de estado. Selecciona la decisión que provoca ese cambio, ya que será la que genere el envío del correo automáticamente.
• Elija el formato asociado: Indica cuál es el formato que debe crearse o radicarse para que se envíe la notificación
• Asunto email: Define cuál será el asunto del correo de notificación.
• Mensaje: Define cuál será el contenido del correo de notificación.
• Formato: Si deseas que el correo muestre datos específicos de un documento del flujo, selecciona el formato del que se tomará la información.
• Campo: Si deseas que el correo muestre datos específicos de un documento del flujo, elige el campo que contiene el dato que quieres mostrar.
• Adjuntar anexos preestablecidos que se enviarán en cada notificación: Puedes cargar archivos que siempre se enviarán en el correo de notificación.
• Registros que se deben enviar adjunto al email: Selecciona los documentos del flujo que quieres que se envíen como adjuntos en el correo.
• Tipo destino: Elige el tipo de destinatario:
  • Funcionario: A un funcionario específico con usuario en SAIA®.
  • Cargo: A todos los funcionarios que tengan un cargo específico en SAIA®. 
  • Función: A todos los funcionarios que tengan una función específica en SAIA®. 
  • Personas externas: A alguien fuera de la organización (Tercero).
• Destinatario: Selecciona quién debe recibir la notificación. Una vez elegido, el sistema mostrará automáticamente el destinatario en la tabla ubicada en la parte inferior de la ventana.

Historial del flujo

En la pestaña de Historial puedes consultar el registro completo de las acciones realizadas dentro del flujo. Verás de forma detallada:

• El nombre del funcionario que realizó cada acción
• La fecha y hora en que se ejecutó
• El tipo de acción realizada

Esta trazabilidad te permite tener claridad sobre cada paso, mantener el control del proceso y hacer seguimiento de manera sencilla.

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.