Existen momentos en los que se requiere registrar documentos de manera rápida para entregar el radicado de recibido a los usuarios, SAIA cuenta con un generador de sello que permite ingresar datos básicos del documento para entregar el radicado de entrada y posteriormente completar la información.
Por ejemplo:
«Andrea es la responsable de la recepción e inicia su turno a las 8 am, sin embargo, cuando llega a su puesto de trabajo hay una fila de 15 personas esperando para entregar oficios, Andrea debe registrar la correspondencia y para darle una mejor atención a sus usuarios y que puedan obtener una respuesta oportuna a cada una de ellas. SAIA® permite generar sellos de recepción para un registro rápido para luego completar el registro y de esta manera evacuar a las personas en espera».
¿Cómo registrar correspondencia rápidamente con la opción de generar solo sello de recibido?
La generación de sello de recibido permite registrar rápidamente un documento, paquete o cajas, es decir, realizar un pre-registro del oficio recibido con radicado y sello. Recuerda que estos oficios quedan pendientes por terminar de registrar y los encontrarás en la opción de «Pendientes por registrar» en el módulo del CAD. A continuación te explicamos el paso a paso:
Paso 1. Haz clic en el menú de SAIA® ubicado en la parte superior izquierda de tu pantalla y selecciona el módulo de “CAD” allí encontrarás las siguientes opciones: Generar sello, Pendiente por registrar, Registrar correspondencia y Registrar por email.
Paso 2. Haz clic en la opción de «Generar sello«. Se habilitará el formulario para el registro rápido de la correspondencia
Paso 3. Completa los campos del formulario para generar sello. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 4. Haz clic en el botón de registrar para generar el sello de recibido y el documento quede pre-registrado. Recuerda que luego debes completar los datos del registro de correspondencia; esta opción solo es para casos en los que deseas dar una atención al usuario rápida a su solicitud. Consulta el apartado «Pendiente por registrar» para completar el registro de la correspondencia.
A continuación de mostramos cómo generar el sello de recepción:
Completa el formulario
- Tipo de registro: Selecciona si estás registrando una correspondencia o una factura.
- Tipo de origen: Selecciona si el oficio es de origen interno o externo a tu empresa.
- Asunto: Ingresa el asunto del documento.
- Número de folios: Cuantas hojas tiene el oficio.
- Orientación del sello: Cada registro de correspondencia genera un sello de recibido, este puedes imprimirlo vertical u horizontal. Este sello lo verás cuando finalices el formulario y hagas clic en el botón de continuar.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.