Imagina las acciones que suelen hacerse con un documento físico, ahora podrás aplicarlas, pero llevadas a acciones electrónicas que te permitirán gestionar los diferentes documentos en SAIA®, en este caso te explicaremos como consultar y cargar anexos a un documento.
Por ejemplo:
«Andrés es el encargado de realizar todos los pagos de las facturas de la organización, pero antes debe revisar que la factura cuente con los documentos correspondientes (OC, remisión), además de cargar el anexo de soporte de pago, para que las demás áreas consulten los anexos en SAIA® de las facturas.«
¿Dónde encontrarás la acción de anexos del documento?
La opción de Anexos del documento hace parte de las acciones principales de los documentos, las cuales podrás encontrar en la parte superior izquierda de cualquier documento en SAIA®, puedes cargar documentos, imágenes, digitalizar un nuevo documento. A continuación te mostramos:
¿Cómo cargar adjuntar un anexo al documento?
Hay dos formas para cargar un anexo nuevo a un documento:
Opción 1. Anexos: Esta opción permite acceder a los adjuntos del documento y cargar un nuevo anexo con su descripción respectiva. A continuación te mostramos:
Paso 1. Ubica el documento al que requieres cargar un anexo nuevo.
Paso 2. Haz clic en el botón «Anexos» ubicado en la parte superior del documento y selecciona la opción «Anexos»
Paso 3. Esta acción te mostrará los anexos del documento y verás un campo para adjuntar un nuevo anexo y otro para indicar la descripción del anexo. Los anexos cargados los podrás ver en la parte inferior.
Opción 2. Digitalización: Esta opción permite que realices la digitalización de un anexo nuevo y lo cargues como adjunto al documento. A continuación te mostramos:
Paso 1. Ubica el documento al que requieres cargar un anexo nuevo.
Paso 2. Haz clic en el botón «Anexos» ubicado en la parte superior del documento y selecciona la opción «Digitalizar.»
Paso 3. Esta acción te habilitará el programa de digitalización para que procedas con la digitalización del documento. Podrás consultar los documentos en la opción de anexos.
A continuación te mostraremos cómo:
Para consultar sobre la configuración del aplicativo de digitalización para la cargar documentos físicos, ve al apartado «Configuración del aplicativo de digitalización«.
¿Cómo ver los anexos de un documento?
Al igual que un documento físico, podrás consultar los anexos de un documento e interactuar con este adjunto. A continuación te explicamos como:
Paso 1. Ubica el documento del cual deseas consultar sus anexos
Paso 2. Haz clic en el botón «Anexos» ubicado en la parte superior del documento y selecciona la opción «Anexos»
Paso 3. Esta acción te mostrará los anexos del documento y podrás consultarlos en línea o descargarlos.
Paso 4. Haz doble clic sobre el anexo que deseas consultar, se habilitará una ventana con el anexo.
Nota: Existen dos tipos de anexos en un documento:
- Anexos del formulario: Estos anexos los encontrarás en la parte superior, allí están los adjuntos que se cargaron en el momento en que se diligenció el formulario.
- Anexos adjuntos: Estos anexos los encontrarás en la parte inferior, allí están todos los adjuntos que se cargaron al documento, es decir, anexados después de que se creó el documento.
Opciones de visualización de un anexo del documento
La transformación de la gestión de los documentos físicos a electrónicos, permiten la interacción con los anexos del documento sin alterarlos. A continuación te explicamos las diferentes acciones que puedes hacer sobre un anexo:
- Porcentaje de visualización: Permite aumentar o reducir el tamaño del documento según lo requieras.
- Comentarios: Permite dejar un comentario sobre cualquier parte del documento sin alterar el contenido, esta acción permite chatear con los demás involucrados y podrás ver los comentarios de los otros usuarios.
- Rotación del documento: Permite rotar a la derecha o izquierda el documento según lo requieras.
- Descarga: Permite la descarga del documento.
- Miniaturas: Permite que habilites la miniatura del documento y ver cuantas hojas tiene.
- Imprimir: Permite imprimir el documento.
- Cursor: Permite que se anule la acción de agregar comentario, úsala cuando hayas terminado de comentar para que se inhabilite.
- Sello: Permite que agregues un sello al anexo con observaciones de aprobado, rechazado, visto bueno y dejes firma de ser necesario.
Acciones de gestión sobre los adjuntos del documento
Los anexos permiten que se les realiza algunas acciones para gestionarlos; sin embargo, se recuerda que solo aplica para los «anexos adjuntos», es decir, los que se adjuntaron a un documento existente, lo anterior, con el fin de mantener la trazabilidad de los anexos originales. Te las explicamos:
- Editar: Permite que edites la descripción que asignaste al anexo durante la carga
- Reemplazar: Permite reemplazar el anexo actual por uno nuevo, sin embargo, muestra la trazabilidad en una nueva fila, indica de usuario, fecha y anexo eliminado.
- Eliminar: Permite eliminar un anexo y muestra la trazabilidad en una nueva fila, indica de usuario, fecha y anexo eliminado.
- Permisos: Permite configurar la privacidad del anexo, es público o privado e incluso que solo usuarios específicos lo vean.
- Descargar: Permite descargar el anexo.
Si deseas conocer más sobre las acciones principales de un documento y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Menú de Acciones» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.