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Categorías

En SAIA® podrás configurar categorías para las tareas donde podrás preestablecer toda la información necesaria y posteriormente, podrás utilizar estas categorías como plantillas al crear nuevas tareas.

Por ejemplo:

«Luis, del departamento de marketing, tiene dificultades para asignar tareas de publicación de campañas debido a la necesidad de registrar manualmente la información. Para solucionar esto, escaló el caso a Camila, quien creó una categoría de tareas llamada «Lanzamientos nuevas campañas» en SAIA®. Ahora, al lanzar un nuevo producto, Luis solo selecciona la plantilla correspondiente, lo que automatiza los datos y le permite asignar las tareas de manera rápida y eficiente.».

¿Cómo acceder a la configuración de las categorías de tareas?

A continuación te mostramos cómo acceder a las categorías de tareas:

Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.

Paso 2. Haz clic en el módulo de Configuración, allí verás las diferentes secciones del módulo.

Paso 3. Haz clic en el apartado de Tareas para que se desplieguen todas las opciones.

Paso 4. Haz clic en Categorías y accederás a la pantalla donde podrás gestionar las categorías de las tareas de SAIA®.

A continuación te mostramos cómo:

¿Cómo crear nuevas categorías y sus tareas?

Para crear nuevas categorías y tareas en SAIA® debes realizar los siguientes pasos:

Paso 1. Haz clic en el botón de Adicionar ubicado en la parte superior del reporte de categorías.

Paso 2. Se habilitará una ventana con los campos que debes diligenciar para crear la nueva categoría. Puedes ver su explicación más adelante.

Paso 3. Para finalizar haz clic en el botón de Guardar y así se creará la categoría para las tareas en SAIA®. Adicionalmente, se habilitará una ventana donde debes asignar los permisos a los usuarios que podrán utilizar las tareas de la categoría.

Paso 4. Después, haz clic sobre el nombre de la categoría en el reporte.

Paso 5. Haz clic en el botón de Adicionar ubicado en la parte superior del reporte de tareas de la categoría.

Paso 6. Se habilitará una ventana con los campos que debes diligenciar para crear la nueva tarea de la categoría. Puedes ver su explicación más adelante.

Paso 7. Haz clic en el botón de Guardar y se creará la tarea en la categoría. Los funcionarios que tienen permisos sobre la categoría podrán utilizar las tareas como plantillas para crear rápidamente nuevas tareas.

A continuación te mostramos cómo:

Completa los campos de la categoría

  • Nombre: Nombre que asignarás a la categoría
  • Estado: Inactivo o Activo 

Completa los campos de las tareas

  • Nombre de la tarea: Relaciona el nombre de la actividad que se requiere realizar.
  • Incluir terceros: Al marcar esta opción, en el siguiente campo “Responsable” se listarán, además de los usuarios internos, todos los terceros creados en la herramienta.
  • Responsable: Digita al menos tres (3) caracteres y de esta manera se listarán todos los usuarios (internos y externos) que coincidan con los caracteres que colocaste. Una vez encuentres al usuario al que le requieres asignar la tarea, selecciónalo haciendo clic sobre el mismo.
  • ¿Desea notificar por email?: Esta opción te permite enviar notificación por correo electrónico de la asignación de la tarea al usuario responsable seleccionado. Si requieres que se envíe la notificación, solo debes hacer clic sobre el cuadro que se habilita para marcar esta opción.
  • Instrucciones adicionales: Indica las instrucciones para la tarea en caso de que sean necesarias.
  • Permitir editar al responsable: Esta opción te permite seleccionar si los responsables de las tareas creadas se podrán editar o no.

¿Cómo editar categorías y tareas preestablecidas?

Para editar las categorías en SAIA® debes realizar los siguientes pasos:

Paso 1. Haz clic en el menú de opciones de la categoría que quieres editar.

Paso 2. Haz clic en la opción “Editar”.

Paso 3. Se habilitará una ventana con los campos que podrás editar de la categoría.

Paso 4. Después de modificar la información que necesites, haz clic en el botón de Guardar y así se actualizará la información de la categoría.

Y para editar las tareas preestablecidas en SAIA® debes realizar los siguientes pasos:

Paso 1. Haz clic en el menú de opciones de la categoría que quieres editar.

Paso 2. Haz clic en la opción “Editar”.

Paso 3. Se habilitará una ventana con los campos que podrás editar de la tarea.

Paso 4. Después de modificar la información que necesites, haz clic en el botón de Guardar y así se actualizará la información de la tarea.

A continuación te mostramos cómo:

¿Cómo eliminar categorías y tareas preestablecidas?

Para eliminar las categorías en SAIA® debes realizar los siguientes pasos:

Paso 1. Haz clic en el menú de opciones de la categoría que quieres eliminar.

Paso 2. Haz clic en la opción “Eliminar”.

Paso 3. Se habilitará una ventana donde tendrás que confirmar la acción y al hacerlo se eliminará la categoría. Ten en cuenta que si eliminas una categoría también eliminarás las tareas relacionadas.

Y para eliminar las tareas preestablecidas en SAIA® debes realizar los siguientes pasos:

Paso 1. Haz clic en el menú de opciones de la tarea que quieres eliminar.

Paso 2. Haz clic en la opción “Eliminar”.

Paso 3. Se habilitará una ventana donde tendrás que confirmar la acción y al hacerlo se eliminará la tarea y su información preestablecida.

A continuación te mostramos cómo:

¿Cómo gestionar los permisos de las categorías de tareas?

Podrás restringir el uso de las plantillas de las tareas por medio de permisos, a continuación te explicamos cómo hacerlo:

Paso 1. Accede al menú de opciones de la categoría donde gestionarás el permiso.

Paso 2. Selecciona la opción “Permisos” y se habilitará una ventana donde podrás gestionar la asignación o retiro de permisos sobre los usuarios.

Paso 3. Para asignar permisos a un funcionario sobre la categoría busca su nombre en el campo “Buscar usuario”, o ubícalo en su oficina o grupo. Posteriormente haz clic en el botón de Adicionar y SAIA® mostrará un mensaje de confirmación. Esto permitirá al usuario utilizar las tareas preestablecidas de la categoría.

Paso 4. Para eliminar permisos a un funcionario sobre la categoría busca su nombre en la tabla “Usuarios con permisos” y posteriormente haz clic en el ícono de Eliminar que se encuentra ubicado en la tercera columna de la tabla del funcionario al que deseas quitar el permiso y el usuario se eliminará de la tabla de “Usuarios con permisos”. De esta forma el usuario no podrá crear tareas utilizando las tareas preestablecidas de la categoría.

A continuación te mostramos cómo:

¿Cómo crear tareas utilizando las tareas preestablecidas de las categorías?

Para crear nuevas tareas con la información de una tarea preestablecida debes realizar los siguientes pasos:

Paso 1. Accede al formulario de creación de tareas. Podrás acceder a la sección de «Creación de tareas» para recordar las diferentes opciones que hay en SAIA® para crear tareas.

Paso 2. Haz clic sobre el botón Usar una plantilla y se habilitará una ventana donde podrás seleccionar qué tarea preestablecida vas a utilizar.

Paso 3. Haz clic en el campo “Plantilla” y se listarán las categorías y tareas sobre las cuales tienes permiso.

Paso 4. Selecciona la tarea que utilizarás como plantilla y haz clic en Continuar.

Paso 5. Los datos de la nueva tarea se actualizarán con base en los datos de la tarea preestablecida. Solo tendrás que modificar la fecha límite y Crear la tarea para finalizar el proceso.

A continuación te mostramos cómo:

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.

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