Podrás utilizar la opción “Responder” para generar la respuesta de las PQRSF haciendo uso del formato de “Comunicación externa (PQRSF)”. Ten en cuenta que el nombre de este formato puede variar dependiendo del nombre que hayas configurado en el formulario de PQRSF, para recordar cómo realizar esta configuración ve a la sección «Formulario PQRSF».
Por ejemplo:
«Margarita se encarga de remitir los registros de PQRSF a los funcionarios responsables por correo electrónico para su gestión. Sin embargo, debido al alto volumen de solicitudes, esta gestión le demandaba demasiado tiempo pero con la implementación de SAIA® en la organización, el proceso se volvió más ágil. Ahora, al asignar las PQRSF a los responsables mediante tareas, los funcionarios reciben automáticamente la notificación en SAIA® y si Margarita lo considera necesario también la pueden recibir en sus correos electrónicos.»
¿Cómo puedo dar respuesta a las PQRSF?
Para responder las PQRSF desde los reportes puedes realizar los siguientes pasos:
Paso 1. Accede al reporte donde se encuentra la PQRSF que vas a responder.
Paso 2. Haz clic en el menú de «Opciones» ubicado en la última columna del reporte.
Paso 3. Haz clic en la opción «Responder» y se habilitará la ventana donde podrás diligenciar el formato “Comunicación Externa (PQRSF)”.
Paso 4. Diligencia los campos y haz clic en el botón Continuar, de esta forma se generará la respuesta de la PQRSF en borrador y podrás radicarla o establecer su ruta de radicación.
Importante: Debes generar las respuestas a las PQRSF con el formato de Comunicación Externa (PQRSF), de lo contrario la respuesta generada no se mostrará en los reportes del módulo y esto podría generar reprocesos en tu organización.
A continuación te mostramos cómo:
Si deseas conocer más sobre la configuración de las PQRSF y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Módulo PQRSF« y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.
