Existen diferentes maneras de registrar facturas en SAIA®, la herramienta permite gestionar y tener un seguimiento de toda las facturas físicas y electrónicas que ingresan a la organización.
Por ejemplo:
«Andrea se encarga del correo de ventanilla de la empresa y diariamente imprime y registra manualmente las facturas que llegan al correo electrónico, esto le toma mucho tiempo y se atrasa con sus demás actividades. SAIA® le permite registrar las facturas con la función de registrar email del módulo de correspondencia, con esta funcionalidad Andrea podrá radicar las facturas en cuestión de minutos.»
¿Cómo registrar una factura electrónica (Email)?
Una vez inicies sesión en la herramienta SAIA® y tengas los permisos correspondientes al módulo del CAD (Centro de Administración Documental), podrás registrar los diferentes oficios que llegan al correo electrónico. A continuación te explicamos el paso a paso:
Paso 1. Haz clic en el menú de SAIA® ubicado en la parte superior izquierda de tu pantalla y selecciona el módulo de “CAD” allí encontrarás las siguientes opciones:
- Generar sello
- Pendiente por registrar
- Registrar correspondencia
- Registrar por email
Paso 2. Haz clic en la opción de «Registrar por email», verás una pantalla para inicio de sesión.
Paso 3. Debes completar los pasos de autenticación para acceder al correo electrónico, al ingresar verás las diferentes bandejas de entrada, enviados, borradores, etc.
Paso 4. Selecciona el correo que contiene la factura que deseas radicar, al seleccionarlo podrás visualizar el contenido del correo en la parte derecha de tu pantalla. Recuerda que para usar este método de radicación de facturas, el correo debe tener adjunto los documentos XML y PDF o comprimidos en ZIP con dichos documentos.
Nota: Las facturas que lleguen al correo electrónico y no cumpla con los documentos mencionados, deberán ser registradas manualmente.
Paso 5. Una vez seleccionado el correo, haz clic en el botón más (…) ubicado en la parte superior derecha de tu pantalla, esta acción desplegará una lista de opciones.
Paso 6. Selecciona la opción de «Radicar como factura», esta acción te mostrará una notificación en la parte inferior derecha:
- En caso de que el correo no tenga el archivo XML, verás una notificación de color roja indicando el error
- En caso de que el correo tenga el archivo XML, verás una notificación color verde indicando el número de radicado con que se registró la factura en SAIA®.
Paso 7. Puedes buscar la factura con el número de radicado, en la parte superior encontrarás una barra de búsqueda, también puedes acceder al reporte de facturas y aplicar filtros de búsqueda.
¿Dónde visualizar las facturas radicadas?
Todas las facturas que se radican en SAIA® se encontrarán en el reporte de facturas, independientemente de su medio de radicación. Recuerda que para visualizar este reporte debes tener los permisos respectivos. A continuación te mostramos como acceder al reporte de facturas:
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.