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Reportes de formatos

SAIA® te permite crear reportes basados en los formatos que has diseñado. Esto significa que cualquier formato que hayas creado en SAIA® puede servir como base para elaborar reportes, consolidando la información de todos los documentos generados con dicho formato.

Por ejemplo:

«Para consolidar y analizar la información de todos los memorandos creados, Diana decidió crear un reporte basado en este formato. De esta manera, los usuarios pueden consultar fácilmente todos los memorandos, permitiendo una mejor gestión y facilitando el seguimiento por parte de los funcionarios del departamento de Recursos Humanos.».

¿Cómo generar reportes a partir de los formatos?

Podrás generar el reporte de un formato por medio de dos opciones. A continuación te explicamos cuáles:

Opción 1: Desde la edición del formato

Paso 1. Haz clic en el botón Reporte ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Paso 2. Accederás a la pantalla donde podrás diligenciar la información del reporte. Podrás ver su explicación más adelante.

Paso 3. Haz clic en el botón Crear y se habilitarán dos nuevos botones: Actualizar y Campos. El botón Actualizar te permitirá guardar cambios que realices sobre los datos iniciales del reporte, y el botón Campos te permitirá configurar los campos que se tomarán del formato para las columnas del reporte.

Paso 4. Haz clic en el botón Campos y accederás a la pantalla donde debes configurar las columnas del reporte.

Paso 5. Selecciona los campos del formato que se utilizarán como las columnas del reporte.

Paso 6. Haz clic en Guardar y así se generará el reporte.

Nota: Ten en cuenta que después de generar el reporte, debes dar permiso a los funcionarios que lo utilizarán para que puedan acceder a él. Puedes recordar cómo asignar permisos ingresando a la sección de «Permisos».

A continuación te mostramos cómo:

Opción 2: Desde el reporte de formatos:

Paso 1. Haz clic en el menú de opciones del formato para el que deseas generar el reporte.

Paso 2. Se habilitarán las opciones “Editar”, “Generar reporte” y “Lenguaje”. Selecciona la opción “Generar reporte”.

Paso 3. Accederás a la pantalla donde podrás diligenciar la información del reporte. Podrás ver su explicación más adelante.

Paso 4. Haz clic en el botón Crear y se habilitarán dos nuevos botones: Actualizar y Campos. El botón Actualizar te permitirá guardar cambios que realices sobre los datos iniciales del reporte, y el botón Campos te permitirá configurar los campos que se tomarán del formato para las columnas del reporte.

Paso 5. Haz clic en el botón Campos y accederás a la pantalla donde debes configurar las columnas del reporte.

Paso 6. Selecciona los campos del formato que se utilizarán como las columnas del reporte.

Paso 7. Haz clic en Guardar y así se generará el reporte.

Nota: Ten en cuenta que después de generar el reporte, debes dar permiso a los funcionarios que lo utilizarán para que puedan acceder a él. Puedes recordar cómo asignar permisos ingresando a la sección de «Permisos».

A continuación te mostramos cómo:

Completa los campos:

  • Etiqueta del reporte: Nombre que tendrá el reporte.
  • Tiempo de caché (en segundos): Tiempo que los datos se mantienen en la memoria caché antes de que se actualicen. Se recomienda no modificar ya que el campo tiene un valor predeterminado.
  • Adicionar el reporte a: Módulo y/o sección de SAIA® donde se debe ubicar el reporte creado. Por ejemplo, si seleccionas la opción “Reportes ← Inicio” el reporte se ubicará en la sección de “Reportes” del módulo “Inicio”.
  • Ícono del módulo: Corresponde al ícono que se mostrará en el menú SAIA®, el campo tiene un valor predeterminado y no se debe modificar.

¿Cómo editar reportes creados a partir de formatos?

Para editar un reporte debes realizar los siguientes pasos:

Paso 1. Ingresa a la configuración inicial del reporte.

Paso 2. Haz clic en el campo “Seleccione reporte” y selecciona el nombre que asignaste al reporte que deseas editar.

Paso 3. Si deseas editar la información inicial del reporte, por ejemplo el nombre o la ubicación en el menú SAIA®, modifica los datos, haz clic en el botón Actualizar y se mostrará un mensaje de confirmación. O si deseas editar las columnas del reporte, haz clic en el botón “Campos” e ingresarás a la pantalla donde podrás modificar las columnas del reporte.

Paso 4. Si deseas agregar columnas al reporte haz clic en el campo “Seleccione el campo a adicionar” y posteriormente selecciona el campo del formato que corresponderá a la nueva columna del reporte. O si deseas eliminar columnas del reporte, haz clic sobre el ícono de eliminar ubicado junto al nombre del campo.

Paso 5. Haz clic en el botón Guardar y se mostrará un mensaje de confirmación.

A continuación te mostramos cómo:

¿Cómo acceder a los reportes creados a partir de formatos?

Una vez otorgados los permisos a los usuarios que deben consultar los reportes, podrán acceder a ellos ingresando al módulo y la sección donde se añadió el reporte. Puedes recordar cómo asignar permisos ingresando a la sección de «Permisos».

Por ejemplo, si al diligenciar la información inicial del reporte seleccionaste la opción “Reportes ← Inicio” en el campo “Adicionar el reporte a”, los usuarios con permisos deberán acceder al módulo “Inicio”, luego hacer clic en la sección “Reportes” y finalmente ubicar y seleccionar el reporte creado. De esta forma podrán acceder al reporte y visualizar el consolidado de documentos creados con el formato, junto con la información correspondiente en las columnas que configuraste.


Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.

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