¿Cómo crear una sección en mi organización?

Las secciones de mi organización te permiten crear una estructura documental y asignar permisos masivamente a diferentes usuarios para que puedan agrupar los expedientes de forma colectiva en cada sección.

Por ejemplo:

Marcela es la administradora de archivo y requiere compartir las historias laborales a los usuarios responsables de gestión humana, para esto, crea una sección en «Mi organización» llamada «Gestión Humana», a su vez crea secciones llamadas «Historias Laborales Activas» e «Historias Laborales Inactivas» las cuales utilizará para agrupar los expedientes necesarios.

¿Qué son y para qué sirven las secciones en mi organización?

El apartado de Mi organización permite ver los expedientes según la estructura documental de la empresa para facilitar su organización, agrupando los expedientes por empresa, sede, dependencias, series y subseries, etc. Los usuarios necesitarán permisos para acceder y consultar los documentos del expediente.

¿Quién puede crear, editar o agrupar expedientes en una sección de mi organización?

Las secciones de ‘Mi organización’ son administradas por el usuario con la función de ‘Administrador de archivo‘, designada por el administrador interno del sistema. Este usuario puede crear y editar secciones, así como asignar permisos sobre ellas. De este modo, los funcionarios con permisos de acceso pueden agrupar expedientes en estas secciones.

• Partes de mi organización:
  
  • Empresas: Asigna nombre a la empresa, permite agrupar las secciones. Las empresas las ven todos los usuarios.
  • Secciones: Asigna el nombre a la sección, permite agrupar los expedientes que serán compartidos a los funcionarios, los permisos de acceso se dan en secciones.

¿Cómo crear una empresa/sección en mi organización?

La creación de empresas/secciones es muy similar a las secciones personales de mi unidad. A continuación te explicamos el paso a paso:

Paso 1. Inicia sesión y accede a mis expedientes, debes ser administrador de archivo.

Paso 2. Al acceder a expedientes, en la parte lateral izquierda, encontrarás:

• Mi unidad
• Tipos de archivo (gestión, central e histórico)
• Mi organización

Paso 3. Ubica el cursor sobre mi organización y haz clic derecho, se habilitarán las siguientes opciones:

• Crear empresa: Crea una nueva empresa.
• Crear secciones: Crea una nueva sección.
• Exportar secciones: Descarga Excel con las empresas/secciones creadas.

Paso 4. Haz clic en crear empresa, se habilitará una ventana para asignar el nombre y color. Los nombres de las empresas los ven todos los usuarios en SAIA.

Paso 5. Para crear una sección nueva, haz clic sobre el nombre de la empresa a la que quieres vincular la sección, recuerda que los permisos se dan desde la sección y solo la verán los usuarios con el permiso.

¿Acciones sobre una empresa o sección en mi organización?

Existen diferentes acciones que el usuario administrador puede realizar con las empresas o secciones de la empresa, te las explicamos:

• Empresas: Al hacer clic derecho, se habilitan las siguientes opciones:
  • Crear expediente: Permite crear un nuevo expediente.
  • Crear una sección: Permite crear una nueva sección a la empresa.
  • Editar: Permite editar el nombre y color de la empresa.
  • Eliminar: Permite eliminar la empresa seleccionada.

• Secciones: Al hacer clic derecho sobre la sección de una empresa, se habilitan las siguientes opciones:
  • Crear expediente: Permite crear un expediente nuevo y agregarlo a la sección automáticamente
  • Crear una sección: Permite crear una subsección, se habilita la ventana para nombrar y asignar color a la subsección
  • Editar: Permite editar el nombre y color de la sección o subsección
  • Adicionar permisos: Permite seleccionar los usuarios que tendrán permiso a la sección

¿Cómo asignar permisos a una sección en mi organización?

Los permisos se asignan a las secciones y solo puede asignarlos el administrador de archivo, podrá dar permiso a toda una dependencia o usuarios específicos; es importante recordar que los usuarios con el permiso podrán ver las secciones y al seleccionarla, verán los expedientes allí agrupados, pero solo podrán consultar los documentos del expediente si tienen acceso a estos. Te explicamos como dar los permisos:

Paso 1. Despliega la empresa y selecciona la sección a la que quieres dar permisos.

Paso 2. Haz clic sobre la sección y selecciona la acción de «Adicionar permisos.»

Paso 3. Se habilitará una ventana donde podrás buscar por nombre de usuario, dependencia o grupos.

Paso 4. Selecciona a los usuarios que tendrán acceso a la sección y luego haz clic en el botón de adicionar.

Paso 5. Al asignar el permiso, verás una notificación en la parte superior derecha indicando «datos actualizados» y en la parte inferior se actualizará el listado de funcionarios que tienen permisos para incluir a los nuevos usuarios. Allí podrás ver todos los usuarios que tienen acceso a la sección y podrás eliminar también el permiso utilizando el icono de la papelera.

Si deseas conocer más sobre las secciones de expedientes y otras funcionalidades generales del sistema SAIA, vuelve al apartado «Expedientes» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA.

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.