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Correo

Para garantizar que SAIA® pueda ejecutar correctamente todas las acciones relacionadas con el correo electrónico, podrás configurar la información del correo, la cual se utiliza tanto para el envío de correos automáticos como para la autenticación de usuarios que necesitan enviar información por correo desde SAIA®. Además en esta sección también podrás configurar el pie de página de los correos electrónicos que se envían desde SAIA®.

Por ejemplo:

«Camila es la administradora de TI de una organización que está implementando SAIA® y es responsable de configurar el correo electrónico para el envío de notificaciones automáticas y permitir que los usuarios utilicen las funciones de envío de correos. Para ello, accedió a la configuración del correo en SAIA® y configuró el correo utilizado en la organización».

¿Cómo acceder a la configuración de correo?

Para realizar la configuración del correo deberás contar con los permisos adecuados, en caso de que no los tengas deberás contactar al administrador de SAIA® de tu organización. A continuación, te explicamos cómo acceder:

Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.

Paso 2. Haz clic en el módulo de Configuración, allí verás las diferentes secciones del módulo.

Paso 3. Haz clic en el apartado de Configuración para que se desplieguen todas las opciones.

Paso 4. Haz clic en Correo y accederás a la pantalla donde podrás configurar tanto la información del correo como el pie de página de los correos.

A continuación te mostramos cómo:

¿Cómo configurar el correo de envío de información desde SAIA®?

A continuación te explicamos cómo puedes realizar la configuración del correo que se utilizará como correo de notificaciones en SAIA®:

Paso 1. Diligencia la información del correo que manejan en la organización la cual puede variar dependiendo del proveedor de correo. Puedes ver su explicación más adelante.

Paso 2. Haz clic en Guardar para guardar los cambios.

Paso 3. Haz clic en Generar token y podrás acceder al correo de notificaciones que quedará vinculado en SAIA® para el envío de notificaciones por correo.

Completa los campos

  • Proveedor: Google, Microsoft, Otro (Con esta opción tendrás que diligenciar el IMAP HOST, SMTP HOST y SMTP PORT).
  • Tipo de autenticación: Login o Oauth2. En caso de que el proveedor sea Google o Microsoft, por defecto se marcará la opción Oauth2. Y en caso de que selecciones “Otro”, por defecto se marcará la opción Login. 
  • Correo: Debes diligenciar el correo electrónico desde el que se realizará el envío automático de información.
  • Contraseña: Debes diligenciar la contraseña del correo electrónico desde el que se realizará el envío automático de información.
  • Por favor descargue el instructivo correspondiente: En este campo encontrarás los instructivos que debes seguir para generar la API, el instructivo que debes seguir dependerá del proveedor de correos que manejen en la organización (Solo aplica para Google o Microsoft).
  • Las URL que debe registrar son: En este campo encontrarás las URL que debes registrar para que la API funcione correctamente, la explicación del procedimiento para hacer dicho registro se encuentra en el instructivo del campo anterior (Solo aplica para Google o Microsoft).
    Ten en cuenta que las URL se mostrarán para el ambiente en el que te encuentres, es decir que debes realizar este proceso en el ambiente de pruebas y luego repetirlo en el ambiente de producción, y en cada uno encontrarás URL diferentes.
  • Client ID: Después de realizar todos los pasos del instructivo del proveedor (Solo aplica para Google o Microsoft) para generar la API, tendrás un Client ID que debes registrar en este campo.
  • Secret ID: Después de realizar todos los pasos del instructivo del proveedor (Solo aplica para Google o Microsoft) para generar la API, tendrás un Secret ID que debes registrar en este campo.

A continuación te mostramos cómo:

Completa los campos

  • Identificación: Identificación del funcionario.
  • Nombre: Nombre(s) del funcionario.
  • Apellidos: Apellido(s) del funcionario.
  • Login de usuario: Login de acceso a SAIA®.
  • Dirección: Dirección del funcionario. Este campo es opcional.
  • Indicativo: Indicativo del teléfono móvil del funcionario. Este campo es opcional.
  • Teléfono Móvil: Teléfono móvil del funcionario. Este campo es opcional.
  • Teléfono Fijo: Teléfono fijo del funcionario. Este campo es opcional.
  • Correo: Correo corporativo del funcionario.
  • Firma: Imagen de la firma (Firma electrónica simple) del funcionario. Este campo es opcional. Las dimensiones sugeridas son: 260 (ancho) x 110 (largo) y deben estar en formato JPG. Si tienes dudas de las características de las imágenes del carrusel consulta a tu líder de proyectos.
  • Perfil: Perfil(es) que tendrá el usuario.
  • Sede del usuario: Sede del funcionario.
  • Estado: Estado del usuario. Activo o inactivo.

¿Qué opciones podrás configurar para que se realice el envío de correos desde SAIA®?

En la configuración del correo encontrarás la sección de “Configuración de envío” y allí podrás habilitar o inhabilitar el envío unificado. A continuación, te explicamos las diferencias:

  • Al habilitar el envío unificado, todos los correos que se envíen desde SAIA®, incluyendo los correos que envíen los funcionarios desde el menú de acciones de gestión de los documentos, se enviarán desde el correo de notificaciones, es decir desde el configurado previamente en la «Configuración del correo». 
  • Al no habilitar el envío unificado, los correos de notificaciones automáticas, como los de asignación de tareas o envío automático de documentos, seguirán enviándose desde el correo de notificaciones (configurado previamente en la «Configuración del correo»). Sin embargo, los correos que los funcionarios envíen desde el menú lateral de los documentos de SAIA® se enviarán desde sus correos corporativos. Estos deben estar previamente configurados, lo cual se puede hacer a través de la opción «Configurar perfil».

Ahora te explicamos cómo puedes habilitar o inhabilitar el envío unificado de correos:

Paso 1. Ubica la sección “Configuración de envío”.

Paso 2. Selecciona la opción que requieras en el campo “Envío unificado”.

Paso 3. Haz clic en Guardar para guardar los cambios.

Ten en cuenta que en el ambiente de pruebas también encontrarás el campo “Destino (Aplica solo ambiente de pruebas)” donde podrás registrar un correo al que se enviarán todos los correos de las pruebas que realicen los usuarios en SAIA®. Si lo requieres, puedes registrar más de un correo separándolos por “,” (Ejemplo: correo1@sudominio.com,correo2@sudominio.com).

Por otro lado, en el ambiente de producción también encontrarás el campo “Con copia” donde podrás registrar un correo al que se enviará una copia oculta de todos los correos que se envíen desde SAIA®. Si lo requieres, puedes registrar más de un correo separándolos por “,” (Ejemplo: correo1@sudominio.com,correo2@sudominio.com).

A continuación te mostramos cómo:

Recomendación importante: Si tienes dudas sobre el proceso de configuración del correo, te recomendamos que contactes a nuestro equipo de soporte ya que una configuración incorrecta puede afectar los procesos de SAIA® y/o generar errores.

¿Cómo modificar la plantilla de correo?

El pie de página de la plantilla de correo corresponde al texto ubicado al final de los correos. Este se incluye en todos los correos electrónicos enviados a través de SAIA®, por lo que podrás actualizarlo según la información que defina internamente tu organización. Para hacerlo, sigue estos pasos:

Paso 1. Haz clic sobre el pie de página de la plantilla de correo.

Paso 2. Realiza los cambios que necesites sobre el texto del pie de página.

Paso 3. Selecciona Guardar y se mostrará un mensaje de confirmación del cambio.

Ten en cuenta que en la configuración de la plantilla de correo también podrás verificar cómo se visualizan el logo y color corporativo en los correos enviados desde SAIA®. Para obtener más información sobre estas configuraciones, puedes consultar la sección de «Imagen del sistema».

A continuación te mostramos cómo:

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.

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