A continuación te presentamos un ejemplo del proceso de creación, publicación y uso de un flujo en SAIA®:  

Creación del flujo

En este ejemplo crearemos un flujo para realizar “Solicitudes de dotación” que consiste en los siguientes pasos: 

1. Realizar solicitud
2. Revisar cumplimiento de la solicitud
3. Aprobar o rechazar solicitud. En este paso el flujo puede tomar dos caminos: El primero es si la solicitud se aprueba y el otro es si la solicitud de rechaza.
4. Enviar respuesta oficial confirmando la aprobación o rechazo de la solicitud.
5. Gestionar la entrega de la dotación al solicitante. 

Lo cual genera el siguiente diagrama de flujo:

Configuración de los pasos del flujo

Después de crear el flujo en SAIA®, configuramos cada uno de los pasos del flujo con los siguientes datos:

1. Realizar solicitud
   • Responsable: Cualquier funcionario de la organización.
   • Instrucciones adicionales: Realizar la solicitud de nueva dotación por medio del formato creado para esto.
   • ANS: 6 horas hábiles desde la ejecución (inicio) del flujo.
   • Actividades requeridas:
     Confirmar que el funcionario tiene más de 3 meses de vinculación continua.
     Confirmar que el funcionario no ha recibido dotación en los últimos dos meses.
   • Formato requerido: Solicitud de dotación.
   • Decisión: Enviar solicitud a revisión.
2. Revisar cumplimiento de la solicitud
   • Responsable: Usuario con rol “Auxiliar de talento humano”.
   • Instrucciones adicionales: Verificar que la solicitud cumpla con los criterios internos.
   • ANS: 1 día hábil desde la ejecución del paso anterior.
   • Actividades requeridas: Verificar el cumplimiento de los criterios internos.
   • Formato requerido: No aplica.
   • Decisión: Enviar para aprobación o rechazo.
3. ¿Aprueba la solicitud?
   • Responsable: Usuario con cargo «Coordinador de talento humano».
   • Instrucciones adicionales: Revisar la solicitud para confirmar si la aprueba o la rechaza.
   • ANS: 3 días hábiles desde la ejecución del paso anterior.
   • Actividades requeridas: No aplica.
   • Formato requerido: No aplica.
   • Decisión: Aprobar solicitud o Rechazar solicitud.
4. Enviar respuesta de aprobación a la solicitud
   • Responsable: Usuario con cargo “Analista de bienestar general”.
   • Instrucciones adicionales: Generar la respuesta oficial de aprobación.
   • ANS: 4 horas hábiles desde la ejecución del paso anterior.
   • Actividades requeridas: Verificar decisión del Coordinador de talento humano.
   • Formato requerido: Comunicación interna.
   • Decisión: Gestionar entrega de la dotación.
5. Entregar dotación a solicitante
   • Responsable: Usuario con cargo “Analista de bienestar general”.
   • Instrucciones adicionales: Gestionar la entrega de la dotación.
   • ANS: 5 días calendario desde la ejecución del paso anterior.
   • Actividades requeridas: No aplica.
   • Formato requerido: No aplica.
   • Decisión: Fin del proceso.
6. Enviar respuesta de rechazo a la solicitud
   • Responsable: Usuario con cargo “Analista de bienestar general”.
   • Instrucciones adicionales: Generar la respuesta oficial de rechazo.
   • ANS: 4 horas hábiles desde la ejecución del paso anterior.
   • Actividades requeridas: Verificar decisión del Coordinador de talento humano.
   • Formato requerido: Comunicación interna.
   • Decisión: Fin del proceso.

Al finalizar la configuración del flujo guardamos los cambios y lo publicamos. Puedes recordar cómo realizar esto en la sección de “¿Cómo publicar un flujo?” del tema «Utilizar flujos».

Configuración de notificaciones del flujo

Después de crear y configurar el flujo, configuramos las notificaciones que se enviarán automáticamente a medida que se ejecute. Puedes recordar su explicación en la sección de “¿Cómo publicar un flujo?” del tema «Utilizar flujos».

En el ejemplo, se configuran notificaciones automáticas para cada cambio de estado dentro del flujo. Estas serán recibidas por el usuario con el cargo de Auxiliar Administrativo, quien tiene la responsabilidad de registrar y archivar todas las evidencias relacionadas con los procesos de dotación en el expediente de vida laboral de cada funcionario dentro de la organización.

Ejecución del flujo

Después de crear y configurar el flujo y sus notificaciones, accedemos a él desde el botón «Nuevo» y lo iniciamos, de esta forma podemos generar la solicitud de dotación y enviarlo a los responsables de cada etapa del proceso para su gestión correspondiente.

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.