En SAIA® podrás cargar la Tabla de Retención Documental (TRD) de la organización para que todos los usuarios puedan crear expedientes y almacenar documentos de manera eficiente y organizada basándose en las series, subseries, tipos documentales, tiempos de retención, disposiciones y procedimientos establecidos en la TRD. Garantizando así una gestión documental óptima.
Por ejemplo:
«Los funcionarios del área jurídica necesitan crear expedientes de procesos judiciales en SAIA® y almacenar los documentos correspondientes en cada expediente para centralizar toda la información en la herramienta. Para esto, José carga la última versión de la TRD de la organización en SAIA®, permitiendo que todos los usuarios gestionen la información con base en la TRD, creando expedientes vinculados a las series/subseries de cada dependencia, y clasificando los documentos en dichos expedientes con sus respectivos tipos documentales».
¿Cómo acceder a la TRD de la organización en SAIA®?
A continuación te explicamos cómo acceder a los permisos:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de Administración para ver las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en TRD y se desplegará el apartado de la sección.
Paso 4. Selecciona Versiones TRD y accederás al reporte de las TRD que se han cargado (Activas e inactivas).
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo añadir una TRD?
En SAIA® podrás cargar la TRD de la siguiente forma:
Paso 1. Haz clic en el botón de Adicionar ubicado en la parte superior del reporte de versiones TRD.
Paso 2. Se habilitará una ventana con los campos que debes diligenciar para registrar la TRD. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 3. Para finalizar haz clic en el botón de Guardar y así se creará la nueva versión de la TRD en SAIA® en estado BORRADOR.
A continuación te mostramos cómo:
Completa los campos
- Nombre: Nombre de la TRD
- Número Versión: La primera vez que añadas una TRD, podrás diligenciar su versión inicial. Posteriormente, cuando cargues nuevas versiones de la TRD, SAIA® asignará automáticamente la versión correspondiente basándose en la versión anterior.
- Descripción: Descripción de la TRD.
- Acción: Selecciona cómo vas a cargar la TRD. Tendrás tres opciones:
- Cargar TRD: Al seleccionar esta opción podrás cargar la TRD por medio de una plantilla de SAIA®.
- Clonar TRD: Al seleccionar esta opción podrás duplicar la última TRD activa para modificar información específica.
- Carga Manual TRD: Al seleccionar esta opción podrás crear la TRD y deberás crear manualmente cada serie, subserie, tipo documental, tiempo de retención, disposición y procedimiento de la TRD.
Más adelante te explicaremos detalladamente el procedimiento que se debe realizar con cada una de estas opciones.
- TRD: Este campo sólo se habilita si en el campo anterior seleccionas “Cargar TRD”.
- Soporte: Podrás adjuntar un soporte a la TRD para consultarlo posteriormente en SAIA®.
Opción Cargar TRD
Si al adicionar una TRD seleccionas la opción “Cargar TRD” en el campo “Acción”, tendrás que realizar los siguientes pasos:
Paso 1. Se habilitará el campo “Plantilla para TRD”, haz clic en “Descargar” para descargar la plantilla (.xlsx) en tu equipo.
Paso 2. Diligencia la información de la TRD requerida en el archivo y guarda los cambios.
Paso 3. Regresa a SAIA® y adjunta la plantilla diligenciada (.xlsx) en el campo “TRD”. Ten en cuenta que debes diligenciar los demás campos y al seleccionar “Guardar” se creará en SAIA® la TRD en estado BORRADOR con la información registrada en la plantilla. Si cometes algún error al diligenciar la plantilla, SAIA® te informará cuál fue el error y en qué fila se encuentra, para que puedas identificar y corregir fácilmente la información en el archivo.
Paso 4. Después de cargar la TRD podrás verificar que la información se haya cargado correctamente y tendrás que confirmar la TRD. Más adelante podrás ver cómo hacer esto.
A continuación te mostramos cómo:
Opción Clonar TRD
Si al adicionar una TRD seleccionas la opción “Clonar TRD” en el campo “Acción”, tendrás que realizar los siguientes pasos:
Paso 1. Al seleccionar “Guardar” se creará en SAIA® una nueva TRD en estado BORRADOR la cual tendrá la misma información de la última TRD activa (Series, subseries, tipos documentales, tiempos de retención, soportes, procedimientos).
Paso 2. Ingresa al menú de opciones donde verás las opciones de TRD, Eliminar y Confirmar. Selecciona la opción TRD y accederás a la pantalla donde podrás editar la información de la nueva TRD.
Paso 3. Haz clic en el botón de Adicionar ubicado en la parte superior de los registros de la TRD. Se habilitará una ventana con los campos que debes diligenciar para adicionar nuevas series, subseries y tipos documentales a la TRD.
Paso 4. También podrás acceder al menú de opciones de cada registro de la TRD donde podrás editar las series, subseries y tipos documentales existentes. Más adelante te explicamos detalladamente cómo hacer esto.
Paso 5. Después de realizar los cambios que requieras, vuelve al reporte de Versiones TRD y confirma la TRD. Más adelante podrás ver cómo hacer esto.
A continuación te mostramos cómo:
Opción Carga manual TRD
Si al adicionar una TRD seleccionas la opción “Carga manual TRD” en el campo “Acción”, tendrás que realizar los siguientes pasos:
Paso 1. Al seleccionar “Guardar” se creará en SAIA® un nuevo registro de TRD en estado BORRADOR donde tendrás que crear manualmente cada serie, subserie y tipo documental.
Paso 2. Ingresa al menú de opciones donde verás las opciones de TRD, Eliminar y Confirmar. Selecciona la opción TRD y accederás a la pantalla donde podrás crear la información de la nueva TRD.
Paso 3. Haz clic en el botón de Adicionar ubicado en la parte superior de la TRD. Se habilitará una ventana con los campos que debes diligenciar para crear las series, subseries y tipos documentales de la TRD.
Paso 4. Después de crear toda la información de la TRD manualmente, vuelve al reporte de Versiones TRD y confirma la TRD. Más adelante podrás ver cómo hacer esto.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo ver la TRD?
Después de crear la TRD podrás acceder a ella para consultar su información, para esto debes realizar los siguientes pasos:
Paso 1. Ingresa al menú de opciones de la TRD. Accederás a las opciones de TRD, Eliminar y Confirmar.
Paso 2. Selecciona la opción TRD y accederás a la TRD donde podrás ver y consultar la información de la TRD.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo confirmar la TRD?
Después de adicionar una nueva TRD y verificar su información es necesario confirmarla, de lo contrario los usuarios no podrán utilizar las series, subseries y tipos documentales al crear expedientes y clasificar documentos. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
Paso 1. Ingresa al menú de opciones de la TRD que cargaste, la cual se encuentra en estado BORRADOR. Accederás a las opciones de TRD, Eliminar y Confirmar.
Paso 2. Selecciona la opción Confirmar y después confirma la acción. SAIA® mostrará un mensaje de confirmación y el estado de la nueva TRD cambiará a ACTIVO, además, el estado de la TRD que estaba activa previamente cambiará a INACTIVO.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo eliminar la TRD?
Si tienes una TRD que se encuentra en estado BORRADOR y necesitas eliminarla, por ejemplo, porque la información es errónea, te explicamos cómo hacerlo:
Paso 1. Ingresa al menú de opciones de la TRD que cargaste. Accederás a las opciones de TRD, Eliminar y Confirmar.
Paso 2. Selecciona la opción Eliminar y después confirma la acción. SAIA® mostrará un mensaje de confirmación y se eliminará la TRD seleccionada. Ten en cuenta que esto solo aplica para las TRD que se encuentren en estado BORRADOR.
A continuación te mostramos cómo:
Editar TRD (Serie, subserie o tipo)
Si necesitas editar una serie, subserie o tipo documental de una TRD en estado BORRADOR tendrás que realizar los siguientes pasos:
Paso 1. Ingresa a la TRD seleccionado la opción TRD del menú de opciones de la TRD.
Paso 2. Accede al menú de opciones de la serie, subserie o tipo documental que debes editar, allí verás las opciones de Editar Serie, Editar Subserie y Editar Tipo documental.
Paso 3. Selecciona la opción que requieras y se habilitará una ventana donde podrás editar la información.
Paso 4. Selecciona la opción Guardar, SAIA® mostrará un mensaje de confirmación y la información de la serie, subserie o tipo documental se actualizará en la TRD. Ten en cuenta que esto sólo aplicará para las TRD que se encuentren en estado BORRADOR.
A continuación te mostramos cómo:
Si deseas conocer más sobre el módulo de Administración y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Administración» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.