Los documentos elaborados en SAIA®, permiten ser gestionados de manera electrónica y la herramienta cuenta con múltiples acciones. En esta ocasión te explicamos la acción de «Agregar sello» que se puede utilizar en todos los documentos en PDF. Recuerda que los permisos a las acciones del documento se pueden gestionar desde los permisos de administración por los usuarios administradores de SAIA®.

Por ejemplo:

«Alexander recibió una solicitud de vacaciones en SAIA® ya que es el responsable de reasignar las tareas del funcionario y confirmar la aprobación de la solicitud. Una vez distribuyó las tareas a todo el equipo, Alexander confirmó la gestión y aprobación mediante una evidencia visual en la solicitud añadiendo un sello de aprobación. De esta forma el solicitante y el área de recursos humanos identifican que el periodo de vacaciones fue aprobado y las responsabilidades del solicitante fueron reasignadas.

¿Dónde encontrarás la acción de agregar sello?

La opción de agregar sello hace parte de las acciones de gestión de los documentos, las cuales podrás encontrar en la parte lateral derecha de cualquier documento en SAIA®. A continuación te mostramos:

¿Cómo agregar un sello a un documento?

Para agregar un sello a un documento, debes seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Ubica el documento al que vas a agregar el sello. Ten en cuenta que debe ser un documento en PDF.

Paso 2: Haz clic en el botón “Agregar sello” ubicado en la parte lateral derecha del documento.

Paso 3: Se habilitará una ventana con los campos que debes diligenciar para agregar el sello. Te explicaremos el formulario más adelante.

Paso 4: Haz clic en el botón Confirmar y se habilitará una ventana donde podrás seleccionar dónde ubicarás el sello.

Paso 5: Haz clic en el botón Ubicar Sello y utiliza el cursor para seleccionar el área donde ubicarás el sello.

Paso 6: Cuando sueltes el cursor, se agregará el sello y se mostrará un mensaje de confirmación. Además, se actualizará el documento automáticamente para mostrar el sello en el área que seleccionaste.

A continuación te mostramos cómo:

Completa los campos:

• Número de la página: Permite seleccionar en qué página del documento vas a agregar el sello.
• Sello: Permite seleccionar si vas a agregar un sello de aprobación, rechazo, observación o visto bueno.
• Observación: Podrás agregar una observación que será visible en el sello. 
• Agregar firma: Permite seleccionar si quieres agregar tu firma de SAIA® sobre el sello.

Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de un documento y otras funcionalidades generales del sistema SAIA^®, vuelve al apartado «Menú de Acciones» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA^®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.