Los expedientes se generan para almacenar y conservar documentos e información a través del tiempo, existen algunos parámetros normativos que rigen esta creación y clasificación de expedientes.
Por ejemplo:
«Andrea es la responsable del área de gestión humana y está realizando el registro de un colaborador nuevo, para esto debe crear un expediente electrónico en SAIA para cargar todos los documentos del colaborador y esta pueda ser consultada electrónicamente.»
¿Cómo crear un expediente?
SAIA® te permite crear expedientes y existen diferentes formas de generarlo, por ejemplo, puedes hacerlo desde el módulo de expedientes, o desde una sección en el módulo de expedientes, o desde el botón «+Nuevo» e incluso desde un documento. Para crear un expediente sigue los siguientes pasos:
Paso 1. Existen cuatro formas de crear un expediente nuevo, sin embargo, ambas opciones te habilitarán la misma ventana:
- Opción 1. Desde el botón «+ Nuevo»: Haz clic sobre el botón «+ Nuevo» ubicado en la parte superior de tu pantalla, luego selecciona la opción «Expedientes».
- Opción 2. Desde expedientes: Accede al módulo de expedientes, recuerda que para esto debes ir al «Menú SAIA», seleccionar «Inicio», desplegar las opciones de «Mis documentos» y allí hacer clic en la opción «Expedientes». Una vez te encuentres en el módulo de expediente, en la parte superior izquierda encontrarás un botón «Crear expediente», haz clic sobre este para crearlo.
- Opción 2. Desde secciones: Accede al módulo de expedientes según lo explicado en la opción 1, luego ubica una sección de «Mi Unidad» o «Mi organización», haz clic derecho sobre la sección de tu elección y selecciona la opción «Crear expediente».
- Opción 4. Desde un documento: En el menú lateral de un documento ubica la opción “Clasificar en un expediente” para que se habilite una nueva ventana donde encontrarás el botón “+”, haz clic sobre este para crearlo.
Completa el formulario: Se habilitarán los siguientes campos, tener en cuenta que los que tienen * son obligatorios:
- Número del expediente: Puedes ingresar un número con el cual identificar el expediente a crear.
- Nombre del expediente: Ingresa el nombre para identificar el expediente.
- Descripción: Breve descripción de la información que van a contener los documentos que se vincularán en el expediente.
- Índice uno, índice dos, índice tres: En estos puedes registrar información que facilite la búsqueda del expediente o también que hagan referencia a la ubicación física real del mismo Serie: Selecciona la serie documental que vas a asociar al expediente (Solo se listarán las series a las que tienes permiso).
- Archivo: Selecciona la opción correspondiente «Gestión» si la documentación de este expediente contiene es de continua utilización o consulta, «Central» si los archivos ya cumplieron su tiempo de permanencia en archivo «Gestión», e «Histórico» si los archivos deben conservarse permanentemente dado el valor que contienen los documentos que el expediente contiene.
- Caja: Seleccione la caja a la cual desea asociar el expediente.
- Privacidad: Puedes seleccionar si el expediente va a ser «Público» lo que permite que todos los usuarios que tengan acceso a la serie documental asignada al expediente puedan verlo, o puedes seleccionar que sea «Privado» y de esa forma solo tú como creador y aquellos a quien se los compartas manualmente, verán el expediente.
- Soporte: Selecciona la opción correspondiente.
- Frecuencia de consulta: Selecciona si la frecuencia es alta, media o baja.
- Clase: Selecciona si el expediente que estás creando es Físico, Electrónico o Híbrido.
¿Dónde ver los expedientes creados?
Cuando creas los expedientes los puedes visualizar en el listado de expedientes del módulo o si los guardaste en alguna sección/subsección podrás encontrarlos agrupados en estas. Para saber cómo añadir un expediente en una sección, ve al apartado «Secciones de expedientes».
¿Quiénes tienen acceso a los expedientes que he creado?
Si creas un expediente y no le asignas una serie documental, solo tú podrás ver este expediente y si necesitas compartirlo a un usuario específico debes hacerlo de forma manual. Para saber cómo compartir un expediente con otros usuarios, ve al apartado «¿Cómo compartir los expedientes?».
Si creas un expediente que tiene asignada una serie documental, el acceso dependerá de la opción que selecciones en el campo “Privacidad”:
- Si seleccionas que el expediente es “Público”: Tú, como creador, y aquellos usuarios que tengan permiso a la serie documental que le asignaste al expediente podrán acceder a este.
- Si seleccionas que el expediente es “Privado”: Solo tú, como creador, podrás acceder al expediente y los usuarios que tengan permiso a la serie podrán ver el expediente en el listado de expedientes, pero no podrán ingresar a ver los documentos que este contiene.
Si necesitas compartirlo a un usuario específico debes hacerlo de forma manual. Para saber cómo compartir un expediente con otros usuarios ve al apartado «¿Cómo compartir los expedientes?».
Si deseas conocer más sobre las secciones de expedientes y otras funcionalidades generales del sistema SAIA, vuelve al apartado «Expedientes» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.