¿Cómo confirmar la recepción de un documento?

Por medio de la opción «Confirmar recepción» el usuario responsable de la ventanilla única o centro documental podrá confirmar que los documentos ya se encuentran en su poder. La confirmación de recepción solo se encuentra habilitada en el reporte de «Pendientes» ubicado en el apartado distribución.

Por ejemplo:

«Carlos es el encargado de la ventanilla única y todos los documentos que la empresa envía para distribuir deben pasar por la unidad de correspondencia, cuando Carlos los recibe, confirma la recepción de estos para posteriormente enviarlos a sus destinatarios.»

¿A qué documentos en distribución se les debe confirmar la recepción?

La confirmación de recepción de un documento no siempre es necesaria, solo se deben recepcionar los registros que se encuentren en estado «Por recepcionar», es decir, aquellos documentos en los que, al momento de ser radicados, se seleccionaron las siguientes opciones en los campos «Tipo de origen» y «Tipo distribución«:

  • Tipo de origen: Opción «Interno».
  • Tipo distribución: Opción «Se realizará solo entrega final física».

Los documentos que no tengan estas opciones seleccionadas, no requieren la confirmación de recepción, ya que pasarán automáticamente al estado «Pendiente por Distribuir».

Conoce cómo confirmar la recepción de los documentos

Para confirmar la recepción de los documentos, solo debes seguir los siguientes pasos:

Paso 1. Desde el reporte «Pendientes» de Distribución, selecciona los documentos que quieres distribuir haciendo clic sobre el cuadro de check ubicado al inicio de cada registro, justo al lado de la columna «No. Ítem».

Paso 2. Haz clic en el campo «Acciones» ubicado en la parte superior del reporte. Allí se listarán unas opciones, haz clic sobre la opción «Recepcionar«.

Paso 3. Se mostrará en pantalla un mensaje para que confirmes la recepción. Si estás seguro de recepcionar, haz clic en la opción «Sí» de lo contrario, haz clic en «No».

Paso 4. De esta manera tus ítems quedarán recepcionados satisfactoriamente y ya podrás continuar con su distribución.

A continuación te mostramos cómo:


Si deseas conocer más respecto al módulo de Distribución y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Distribución» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.

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