Las secciones te permitirán clasificar y agrupar los expedientes para que accedas fácil y rápido a los expedientes.
Por ejemplo:
«Margarita pertenece al área jurídica y para ella es importante tener a la mano los expedientes que contengan las sentencias, por lo tanto, en las secciones crea una llamada «Sentencias» la cual solo ella podrá visualizar y le permitirá acceder rápidamente a los expedientes de sentencias.»
¿Cómo acceder a las secciones de expedientes?
Para acceder a las secciones de expedientes sigue estos pasos:
Ve al menú de SAIA y haz cli en el módulo de «inicio», selecciona la opción «mis documentos» y posteriormente selecciona «Expedientes», cuando ingresas al módulo de expedientes, en la parte lateral izquierda, podrás visualizar las diferentes secciones. Existen secciones a nivel de usuario, del sistema y de la organización.
Secciones personales para cada usuario
En secciones podrás encontrar algunas que son personales para cada usuario, es decir, aquellas secciones con las que solo tú puedes interactuar. Este apartado a su vez se divide en cuatro:
- Mi unidad: Aquí podrás encontrar las secciones que has creado, desde esta opción podrás organizar los expedientes a tu gusto y así encontrarlos de manera más fácil y rápida
- Compartido conmigo: Encontrarás los expedientes que otros usuarios han compartido contigo
- Recientes: Encontrarás los expedientes que has creado recientemente
- Destacados: Encontrarás los expedientes que has marcado como destacados
Sección tipo de archivo
En esta sección se listarán los tipos de archivo «Gestión», «Central» e «Histórico». En estos visualizarás los expedientes que has creado o te han compartido, al seleccionar alguno de estos encontrarás los expedientes de acuerdo al tipo de archivo en el que se encuentran. También verás un tipo denominado «Sin TRD», allí visualizarás los expediente que al momento de la creación no fueron asociados a un tipo documental.
Secciones de mi organización
Aquí encontrará las secciones según la estructura organizacional, es decir, según la definición de los responsables de archivo de tu organización. Si tienes asignada la función «Administrador de archivo» el sistema te permitirá crear y visualizar «Empresa» y «Secciones», con el fin de que cada área/empresa pueda organizar sus expedientes. Si no tienes la función asignada, podrás visualizar la empresa, las secciones que te hayan compartido y si dentro de esta vincularon un expediente al cual tienes acceso porque te lo compartieron, eres el creador o tienes permiso por TRD los podrás visualizar.
Si deseas conocer más sobre las secciones de expedientes y otras funcionalidades generales del sistema SAIA, vuelve al apartado «Expedientes» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.