SAIA® te permite configurar los datos de los solicitantes que se deben tomar automáticamente al generar las respuestas de las PQRSF, esto con el fin de evitar errores en digitación y que la respuesta llegue correctamente a su destino.
Por ejemplo:
«Margarita es la gestora de PQRSF y se encarga de dar respuesta a los solicitantes, actualmente cada vez que necesita dar una respuesta debe buscar en la solicitud los datos de contacto del solicitante lo cual le toma tiempo y genera la posibilidad de que digite mal la información. Ahora con SAIA® Margarita puede configurar los datos de respuesta para que automáticamente se tomen desde la solicitud y se agreguen a la respuesta, lo cual le permitirá ser más eficaz y evitar errores».
¿Cómo acceder a la configuración de respuesta de las PQRSF?
La configuración del módulo de PQRSF solo la podrán realizar usuarios administradores de SAIA®, para acceder sigue los siguientes pasos:
Paso 1. Accede al menú SAIA® ubicado en la parte izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Se desplegarán los diferentes módulos que tienes contratados, selecciona el recuadro de PQRSF.
Paso 3. Se desplegarán las siguientes opciones del módulo de PQRSF: Configuración, Reportes, Indicadores.
Paso 4. Selecciona «Configuración», allí se desplegarán las siguientes opciones de configuración: Formulario PQRSF, Respuestas PQRSF, General.
Paso 5. Selecciona «Respuesta PQRSF» para acceder a la configuración de las respuestas de las PQRSF.
A continuación te mostramos cómo:
¿Qué datos puedo configurar en la respuesta de PQRSF?
Al acceder a la configuración de respuesta de las PQRSF te encontrarás con un listado de datos que podrás tomar de los formularios de PQRSF para que se incluyan automáticamente al dar respuesta:
- Nombre Completo
- Identificación
- Correo Electrónico
- Cargo
- Dirección
- Teléfono
En cada opción podrás relacionar el campo del formulario en el que se registró la información correspondiente, por ejemplo, si en el formulario de PQRSF configuraste un campo llamado “Nombre del solicitante”, puedes relacionar ese campo en la opción Nombre completo. De esa forma SAIA® guardará el nombre del solicitante y agregará esa información automáticamente cuando generes las respuestas de las PQRSF.
Nota: Ten en cuenta que solo se cargarán los campos de tipo línea de texto, Numérico y E-mail.
¿Cómo configurar los datos de respuesta de las PQRSF?
Una vez hayas creado el formulario de PQRSF, debes configurar los datos de respuesta, para hacerlo sigue los siguientes pasos:
Paso 1. Accede a la configuración de la respuesta de PQRSF
Paso 2. Al acceder encontrarás los datos mencionados anteriormente, haremos el ejemplo con «Nombre completo».
Paso 3. Al final de la fila «NOMBRE COMPLETO» verás un espacio para seleccionar el campo del formulario PQRSF que traerá la información correspondiente a la respuesta. Es decir que, siguiendo el ejemplo, deberías seleccionar el campo del formulario de PQRSF en el que se registra el nombre del solicitante.
Paso 4. Haz clic en «Seleccione los campos» y elige el campo en el que se registra el nombre del solicitante (El nombre varía según como lo hayas llamado en el formulario PQRSF).
Paso 5. Repite los pasos anteriores con los demás campos y para finalizar haz clic en el botón de guardar.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo se ven los datos configurados al generar las respuestas de las PQRSF?
Cuando generes la respuesta a la PQRSF, los datos configurados en la sección “Respuestas PQRSF” se tomarán automáticamente y se mostrarán en el campo “Destino” del formato de Comunicación externa (PQRSF), ten en cuenta que sólo los datos configurados se mostrarán en la respuesta. Es decir que si sólo configuras el nombre completo, la identificación y el correo electrónico, estos son los únicos datos que se tomarán del solicitante y se mostrarán en el documento de respuesta a la PQRSF.
Si deseas conocer más sobre la configuración de las PQRSF y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Módulo PQRSF« y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.