SAIA® está integrado con una plataforma de firma electrónica con certificación digital, lo que te permitirá firmar cualquier tipo de documento, garantizando transacciones seguras y legalmente válidas. Aquí encontrarás instrucciones claras y sencillas para realizar el proceso de firma utilizando la herramienta SAIA®
Por ejemplo:
«Andrea es la gerente de Talento Humano y debe gestionar la contratación de nuevos colaboradores. Este proceso le toma mucho tiempo y genera reprocesos debido a que se realiza manualmente. Sin embargo, con SAIA®, podrá firmar los contratos de manera electrónica, de forma más rápida y sencilla, garantizando la veracidad de los documentos firmados, así como la autenticación de los usuarios y el no repudio de las transacciones.»
¿Cómo firmar un documento con firma electrónica con certificado digital?
En caso de que tengas contratado el proceso firma electrónica con certificado digital, tendrás diferentes formas de gestionar el proceso de firma para documentos generados en SAIA® y documentos de origen externo. A continuación te mostramos cada una de ellas:
- Firmar documentos generados en SAIA®
- Firmar anexos de un formulario
- Cargar documentos digitalizados para la firma
- Firma de anexos adicionales
Firma de documentos generados en SAIA®
Si requieres firmar documentos generados en SAIA®, es decir, a través de plantillas preestablecidas en la herramienta, sigue los siguientes pasos:
Paso 1: Accede al documento que deseas enviar para firma electrónica con certificado digital.
Paso 2: Busca la opción «Firma electrónica» en el menú de acciones del documento ubicado en la parte lateral derecha del documento, luego haz clic sobre dicha opción. En caso de no tener contratado el servicio o no contar con los permisos, no podrás visualizarla.
Paso 3: Esta acción habilitará un formulario para registrar los datos de los firmantes e iniciar el proceso de firmado electrónico.
Paso 4: Diligencia el formulario con los datos de notificación y listado de firmantes. Te explicaremos el formulario más adelante.
Paso 5: Haz clic en el icono de más (+) para agregar los firmantes, recuerda que pueden ser tanto internos como externos.
Paso 6: Una vez hayas diligenciado el formulario y asignado los firmantes, haz clic en el botón “Enviar” para iniciar el proceso de firmado. Se enviará una solicitud de firma a los firmantes, esta notificación se enviará a los firmantes en orden o al tiempo, según si seleccionaste “Serie” o “Paralelo” en el campo “flujo de aprobación”. El proceso de firma iniciará según el medio configurado a través de correo electrónico, WhatsApp o SMS.
Nota: También puedes solicitar que los firmantes dejen evidencia fotográfica seleccionando “sí” en el campo “Evidencia fotográfica”. En este caso, cada uno deberá tomar una foto de su rostro y documento de identidad. Ten presente que esta opción genera costos adicionales a los del plan de firma que tengas contratado.
A continuación te mostramos como:
Formulario de firma electrónica:
- Tipo de firma electrónica:
- Firma rápida: No requiere registro de voz. Permite realizar la validación a través de WhatsApp y SMS.
- Firma con validación de voz: Permite firma biométrica a través de la voz, por lo tanto, al seleccionar esta opción se realizará llamada al celular del firmante para la validación del código, independiente del medio de notificación.
- Firma electrónica pagaré: Aplica si el documento que vas a firmar es un “Pagaré”.
- Notificar por: Selecciona el medio por el cual se notificarán los firmantes para llevar a cabo el proceso de firmado.
- Asunto: Relaciona el asunto o realiza una descripción del documento.
- Fecha límite: Selecciona el plazo para llevar a cabo el proceso de firma.
- Flujo de aprobación: Selecciona si quieres que el documento se envíe para firma en el orden en el que seleccionaste a los firmantes o a todos al tiempo.
- Adicionar firmantes: Haz clic en el botón más (+) para adicionar firmantes, se habilitará una ventana donde podrás buscar y seleccionar a los firmantes del documento los cuales pueden ser internos o externos.
- Internos: Si el firmante es un usuario registrado en SAIA®, selecciona la opción “Interno” y en el campo “Responsable” digita el nombre y se listarán los funcionarios de la herramienta.
- Externos: Selecciona la opción “Externo” si el firmante es un tercero. En el campo “Tercero” digita el nombre del mismo. Si este se encuentra registrado se listará, en caso contrario, puedes crear uno nuevo.
Firma de documentos anexos a los formularios SAIA®
Si requieres firmar un adjunto de un documento/registro, es decir, un anexo que hayas cargado a través de un formato de SAIA®, sigue los estos pasos:
Paso 1: Accede al documento que tiene el anexo que deseas enviar para firma electrónica con certificado digital.
Paso 2: Haz clic en el botón “Anexos” del menú superior del documento / registro para acceder a los anexos del documento.
Paso 3: Ubica el anexo en el que iniciarás el proceso de firma electrónica y haz clic en el ícono de “Firma”.
Paso 4: Se habilitará un formulario para registrar los datos de los firmantes e iniciar el proceso de firmado electrónico, tal como se explicó y mostró anteriormente.
A continuación te mostramos cómo:
Cargar documentos digitalizados para la firma en SAIA®
Si tienes documentos digitalizados que requieres firmar con la firma electrónica de SAIA®, sigue los estos pasos:
Paso 1: Accede a SAIA® y haz clic en el botón «Nuevo» ubicado en la parte superior. Se desplegará una ventana.
Paso 2: Haz clic en la carpeta de formatos y posteriormente en trámites generales y selecciona el formato «Firma electrónica». Se habilitará un formulario para la carga del documento.
Paso 3: Diligencia el nombre del documento, agrega observaciones y luego carga el documento digitalizado/electrónico. Haz clic en el botón de continuar.
Paso 4: Se generará un documento de registro de Firma electrónica en estado «En aprobación», deberás confirmarlo para proceder con la firma. El documento que adjuntaste para hacer el proceso de firma electrónica se encontrará en los «Anexos» del registro creado, por lo tanto, cuando ya esté confirmado, repite los pasos mencionados en el punto anterior «Firma de documentos anexos a los formularios SAIA®».
A continuación te mostramos cómo:
Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de un documento y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Menú de Acciones» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.