Seleccionar envío físico desde el formulario

Si requieres realizar la distribución física de un oficio o cualquier tipo de correspondencia, una de las opciones para definir que un documento será enviado físicamente es seleccionar el tipo de trámite que requieres desde el formulario de registro. El formulario de registro de correspondencia tiene por defecto las opciones que te contaremos a continuación.

Por ejemplo:

«Lucía, de ventanilla única, requiere realizar el envío físico de un oficio que llegó a un funcionario que se encuentra en otra sede».

Accede al formulario de Correspondencia

Para acceder al formulario de correspondencia y conocer el paso a paso para su diligenciamiento, consulta la explicación y pasos descritos en el apartado Registro de Correspondencia Física.

Selecciona el tipo de distribución desde el formulario de registro de Correspondencia

En el formulario de registro de correspondencia, selecciona el tipo de distribución que requieres para el documento. A continuación te explicamos cada una de las opciones que se encuentran habilitadas:

  • Se requiere recogida y entrega final física: Selecciona esta opción si requieres que un mensajero vaya hasta un punto específico a recoger la documentación, la lleve al centro de documentación y posteriormente vaya a realizar la entrega física al destinatario.
    Nota: Solo podrás usar esta opción si el documento se debe recoger en un origen interno.

  • Se realizará solo entrega final física: Selecciona esta opción si solo requieres que el mensajero realice el trámite de entrega de la documentación a su destinatario y tú la llevaras directamente a la unidad de correspondencia.

  • No se requiere servicio de mensajería: Selecciona esta opción si no se requiere realizar entrega física del documento porque se enviará solo de manera electrónica o la persona ya tiene el documento en su poder y no se requiere del servicio de mensajería.

  • Se enviará por Email: Selecciona esta opción si no se requiere realizar entrega física del documento y quieres que se realice el envío de manera automática por medio de correo electrónico al momento de registrar el documento.

A continuación te mostramos cómo:

¿Cómo puedo ver los documentos seleccionados para distribución física?

Para ver los documentos que están seleccionados para distribución física y conocer el paso a paso para su gestión y trámite, consulta la explicación y pasos descritos en el apartado ¿Cómo puedo ver los documentos que se encuentran en distribución?


Si deseas conocer más respecto al módulo de Distribución y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Mis Tareas» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.

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