Al iniciar el proceso de implementación de SAIA®, será necesario registrar en el sistema la información administrativa, como funcionarios, dependencias, cargos y otros elementos esenciales. Para facilitar esta tarea, los usuarios administradores podrán realizar una carga masiva de datos, lo que optimizará tiempos y mejorará la eficiencia. Esta información será utilizada por todos los usuarios a medida que utilicen los distintos módulos y procesos de SAIA®.

Por ejemplo:

«La empresa de helados Santa Rita adquirió SAIA® con el objetivo de mejorar la gestión documental de sus procesos de asesoría financiera, y los directivos seleccionaron a José como el encargado de coordinar con el equipo de SAIA® las actividades necesarias para la implementación del sistema en la organización. Como parte del proceso, recibió el “Archivo de cargas principales” el cual diligenció con toda la información administrativa de la organización y luego utilizó para realizar una carga masiva en el sistema. De esta forma, cumplió de forma eficiente con una de las actividades clave para la implementación exitosa del sistema.»

¿Cómo obtener el archivo de cargas principales?

En SAIA® debes utilizar plantillas predefinidas para realizar la carga masiva de la información administrativa, estas plantillas las encontrarás en el “Archivo de cargas principales” que te comparte el equipo de SAIA® Software cuando empiezas la implementación del sistema en tu organización. En caso de que debas hacer la carga administrativa y no cuentes con el archivo puedes contactar a tu líder de proyectos para solicitarlo nuevamente.

¿Cómo diligenciar el archivo de cargas principales? 

Para diligenciar el archivo de cargas principales debes seguir los siguientes pasos:

Paso 1. Selecciona la hoja de la información que vas a diligenciar

Paso 2. Diligencia la información solicitada en cada hoja. Ten en cuenta que cada fila corresponde a un registro y cada columna contiene un dato; por ejemplo, en la plantilla de Funcionarios, cada fila representa a un funcionario y cada columna contiene uno de sus datos.

Paso 3. Guarda los cambios realizados en el archivo. Recuerda que no debes modificar las columnas, ya que esto impedirá la carga de la información en SAIA®.

Importante: En cada columna encontrarás notas con explicaciones detalladas sobre los datos que debes diligenciar.

A continuación te mostramos cómo:

Consideraciones importantes para el diligenciamiento de la información administrativa.

A continuación te contamos varias observaciones que debes tener en cuenta para diligenciar el archivo de cargas principales:

• El login de los funcionarios debe ser único.
• El código de las dependencias debe ser único.
• El código de las series y las subseries debe ser único. 
• Algunas hojas del archivo incluyen columnas que te ayudan a verificar que la información diligenciada coincida en todas las hojas. De esta forma podrás identificar y corregir posibles errores que se pueden generar en SAIA® durante la carga de información.

¿Cómo cargar la información administrativa a SAIA®?

Debes tener en cuenta que el orden adecuado para realizar la carga administrativa en SAIA® es:

1. Sedes
2. Dependencias
3. Cargos
4. Funcionarios 
5. Roles
6. TRD (Opcional)
7. Organigrama de funcionarios (Opcional). 

Para cargar la información debes realizar los siguientes pasos:

Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla. y haz clic en el módulo de Administración para ver las diferentes secciones del módulo.

Paso 2. Haz clic en Organización y se desplegarán todos los apartados de la sección.

Paso 3. Selecciona Importar datos y desde allí podrás gestionar los datos que vas a cargar.

Paso 4. En el campo “Tipo carga” selecciona el tipo de información que vas a cargar.

Paso 5. En el campo “Descargar plantilla” se habilitará el archivo (.xlsx) correspondiente a la plantilla que debes diligenciar. Haz clic en el nombre del archivo para descargarlo en tu equipo.

Paso 6. Abre el archivo y diligencia la información requerida en las columnas. Al tener la información previamente diligenciada y validada en el Archivo de Cargas Principales, solo tendrás que copiar y pegar los datos en la plantilla de excel.

Paso 7. Regresa a SAIA®, adjunta la plantilla diligenciada (.xlsx) en el campo “Archivo” y haz clic en el botón de Guardar para crear en el sistema la información registrada en la plantilla.

Importante: El procedimiento para cargar la TRD a SAIA® es diferente, para conocerlo puedes consultar la opción “Cargar TRD” del tema “¿Cómo añadir una TRD” en el apartado de «Carga de TRD».

A continuación te mostramos cómo:

¿Cómo acceder a la información de la carga administrativa en SAIA®?

Para consultar o hacer uso de la información administrativa en SAIA® debes consultar los siguientes temas: 

Carga administrativa	Acceso en SAIA®
Sedes	Sección «Sedes de correspondencia» del módulo CAD.
Dependencias	Sección «Áreas/Dependencias» del módulo Administración.
Cargos	Sección «Roles» del módulo Administración.
Funcionarios	Sección «Funcionarios» del módulo Administración.
Roles	Se asignan automáticamente a cada funcionario.
TRD	Sección «TRD» del módulo Administración. Allí consulta el tema “¿Cómo ver la TRD?”
Organigrama de funcionarios	Sección «Organigrama – Funcionarios» del módulo Administración

Si deseas conocer más sobre el módulo de Administración y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Administración» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.