En SAIA® podrás registrar la eliminación documental de los expedientes, según los tiempos de retención y la disposición final de las series y subseries establecidos en la Tabla de Retención Documental (TRD) de la organización. Este proceso aplica para aquellos documentos vinculados a series y subseries que, una vez cumplido su tiempo de retención, deben ser eliminados.
Por ejemplo:
«Andrea es la responsable del área de archivo y debe realizar la eliminación documental de varios expedientes que ya cumplieron su tiempo de retención y que, según lo establecido en la TRD, deben ser eliminados. Para esto realizó una reunión con el comité interno de archivo donde verificaron y aprobaron la eliminación de los expedientes mediante acta y ahora Andrea puede llevar a cabo la eliminación en SAIA® dejando registro y trazabilidad de la actividad.»
¿Qué debo tener en cuenta para realizar la eliminación documental?
La eliminación documental se realiza cuando los documentos han cumplido el tiempo de retención establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD) de la organización y la disposición final definida para la serie o subserie documental es “eliminación”.
Debes tener en cuenta que los expedientes deben cumplir las siguientes condiciones para realizar su eliminación documental:
- Debes tener permiso al expediente según los permisos de las series/subseries de la Tabla de Retención Documental.
- El expediente debe estar asociado a la Tabla de Retención Documental de la organización.
- El expediente debe encontrarse en estado “inactivo”.
Para consultar cómo inactivar un expediente puedes acceder al tema «¿Cómo inactivar/activar un expediente?».
¿Cómo realizar la eliminación documental?
Si los expedientes cumplen con las tres condiciones mencionadas previamente, podrás realizar el proceso de eliminación documental siguiendo estos pasos:
Paso 1. Una vez inicies sesión, accede al menú SAIA® ubicado en la parte izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Se desplegarán los diferentes módulos que tienes contratados, selecciona el módulo «Inicio», luego haz clic en «Mis documentos» y luego en «Expedientes». Recuerda que debes contar con los permisos respectivos para visualizar estas secciones.
Paso 3. Al ingresar, verás el reporte con los expedientes a los que tienes acceso. Junto a cada expediente encontrarás un checkbox que te permitirá seleccionar uno o varios expedientes.
Paso 4. Selecciona el o los expedientes a los que realizarás la eliminación documental. Recuerda que todos los expedientes que selecciones deben cumplir con las tres condiciones mencionadas en el tema anterior.
Paso 5. En la parte superior de la pantalla se habilitará la opción «Eliminación documental», haz clic sobre ella y se habilitará el formulario de Eliminación documental.
Paso 6. Diligencia el formulario de Eliminación documental. Podrás ver su explicación más adelante.
Paso 7. Después de diligenciar el formulario haz clic en continuar para generar el acta de la eliminación documental. En ella podrás visualizar la información de la eliminación y los datos de los expedientes relacionados. También podrás agregar o quitar expedientes a la eliminación.
Paso 8. Una vez hayas verificado el documento, puedes aprobarlo o solicitar la aprobación de otros usuarios si es necesario.
Ten en cuenta que la eliminación sólo se verá reflejada en SAIA® cuando el acta de eliminación se encuentre radicada.
Completa el formulario
- Lista de expedientes: Encontrarás la información de los expedientes que seleccionaste para realizar la eliminación documental. Sólo verás los expedientes que cumplan las tres condiciones mencionadas previamente, en caso de que hayas seleccionado un expediente que no cumpla alguna de las condiciones este no se mostrará en este listado.
- Método: Selecciona el método con el que se eliminarán los expedientes: Picado, rasgado, otro. En caso de marcar “Otro”, se habilitará un campo para que diligencies manualmente el método que se utilizará.
- Observaciones: Breve descripción de la eliminación. SAIA® tiene un texto predeterminado pero puedes modificarlo si lo requieres.
- Acta comité de archivo No: Ingresa el número del acta generada en la reunión de comité de archivo.
- Fecha Acta de comité de archivo: Indica la fecha del acta de la reunión de comité de archivo.
- Anexos digitales: Carga archivos adjuntos o soportes a la eliminación en caso de que lo requieras, por ejemplo el acta del comité de archivo.
¿Cómo verificar la eliminación documental?
Después de que la eliminación documental se encuentre radicada, podrás verificar que los expedientes se encuentren en el nuevo archivo de las siguientes formas:
En el módulo de expedientes.
Paso 1. Una vez inicies sesión, accede al menú SAIA® ubicado en la parte izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Se desplegarán los diferentes módulos que tienes contratados, selecciona el módulo «Inicio», luego haz clic en «Mis documentos» y luego en «Expedientes». Recuerda que debes contar con los permisos respectivos para visualizar estas secciones.
Paso 3. Verifica que en el listado de expedientes ya no se visualicen los expedientes eliminados.
En el reporte de eliminación documental (Usuarios administradores)
Paso 1. Una vez inicies sesión, accede al menú SAIA® ubicado en la parte izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Se desplegarán los diferentes módulos que tienes contratados, selecciona el módulo «CAD» y se desplegarán las opciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en «Archivo general» y luego en «Eliminación documental».
Paso 4. Accederás al reporte donde se consolidan todos los expedientes que pasaron por el proceso de eliminación documental, en él podrás ver el consecutivo del acta de eliminación en la que se realizó el proceso de cada expediente, el nombre del expediente, la fecha de creación y aprobación del acta de eliminación, y el nombre y dependencia del funcionario que creó la eliminación.
Paso 5. Puedes hacer clic sobre el número de consecutivo del acta para acceder a ella o sobre el nombre del expediente para consultar el listado de documentos que se eliminaron con el expediente, ten en cuenta que sólo se mostrará el número de radicado y el asunto de cada documento eliminado.
Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de archivo y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Módulo de archivo» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
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