En SAIA® dispones de diversos medios para registrar las PQRSF, facilitando a los solicitantes la posibilidad de realizar sus solicitudes tanto de manera presencial como a través de la página web de tu empresa. Todas las solicitudes se centralizan en SAIA® para garantizar una gestión eficiente y una respuesta oportuna.
Por ejemplo:
«Margarita es responsable de redireccionar las PQRSF, pero el alto volumen de solicitudes y la variedad de canales de recepción le generaban retrasos y errores en la asignación. Con SAIA®, ahora puede visualizar todas las solicitudes pendientes en un solo lugar y asignarlas directamente a los responsables, lo que ha mejorado la eficiencia y ha asegurado respuestas más oportunas para los solicitantes.»
¿Cómo se registran las PQRSF en SAIA®?
Existen diferentes medios de registro de PQRSF en SAIA® los cuales dependen de los permisos de cada usuario. A continuación te listamos las opciones:
- Registro manual de PQRSF (Solo usuarios de SAIA®):
– Desde el botón «Nuevo» accediendo a la opción “Radicación”.
– Desde la opción «Registro rápido generando solo sello» del módulo CAD.
– Desde la opción «Registro de correspondencia física» del módulo CAD - Registro de PQRSF por medio del correo electrónico.
– Desde el correo con la opción «Registro de correspondencia electrónica (Email)». - Registro de PQRSF por medio de la página web de la empresa.
¿Cómo registrar PQRSF manualmente desde SAIA®?
Puedes registrar en SAIA® las solicitudes de PQRSF que llegan físicamente a la ventanilla siguiendo estos pasos:
Paso 1. Accede a cualquiera de las opciones de registro manual mencionadas anteriormente y haz clic sobre el nombre del formulario de PQRSF.
Paso 2. Se habilitará una ventana con los campos que se deben diligenciar para registrar una nueva PQRSF. Recuerda que los campos son administrables en la «Configuración del Formulario PQRSF».
Paso 3. Diligencia los campos del formato y ten en cuenta que encontrarás unos campos adicionales al formulario de PQRSF configurado, estos te permitirán asignar el responsable de gestionar la PQRSF. A continuación te los explicamos:
- Enviar a usuario interno: Selecciona el usuario que se asignará como responsable de la PQRSF para su gestión.
- Tipo de distribución: Selecciona cómo se entregará el registro de la PQRSF al destinatario. Puedes ver aquí la explicación de las opciones.
- Orientación del sello de recibido: Cada PQRSF que se registra desde SAIA® genera un sello de recibido que se muestra cuando finalizas el diligenciamiento del formulario, en este campo debes seleccionar si deseas que el sello se genere horizontal o vertical.
- Digitalización: Selecciona «Sí» en caso de que vayas a digitalizar un documento físico o «No» en caso de que no requieras la digitalización.
Paso 4. Haz clic en el botón de continuar para que se genere el registro de la PQRSF.
¿Cómo registrar PQRSF recibidas por correo electrónico?
A continuación te explicamos cuál es el proceso para registrar una PQRSF que recibiste por medio de correo electrónico:
Paso 1. Accede al módulo CAD, haz clic en la opción “Correspondencia” y selecciona la opción «Registrar email».
Paso 2. Diligencia la información requerida para acceder al correo electrónico donde se encuentra la PQRSF.
Paso 3. Al autenticarte verás la bandeja de entrada, haz clic en el correo donde se encuentra la PQRSF y podrás ver el contenido en la parte derecha de tu pantalla.
Paso 4. Haz clic en la opción más (…) ubicada en la parte superior derecha de tu pantalla. Se desplegará una lista de opciones.
Paso 5. Selecciona la opción «Radicar con otro formato» y se habilitará una ventana donde debes seleccionar qué tipo de información estás radicando.
Paso 6. Selecciona «Registro de PQRSF» y haz clic en el botón de continuar.
Paso 7. Se habilitará el formulario de PQRSF donde debes registrar manualmente los datos de la solicitud, además el sistema tomará el correo electrónico y los archivos adjuntos (Si tiene) y los agregará automáticamente al registro como anexos de la PQRSF.
Paso 8. Haz clic en el botón de continuar para que se genere el registro de la PQRSF.
¿Cómo registrar PQRSF desde la página web?
Podrás publicar el formulario de PQRSF en la página web de tu empresa para que los solicitantes accedan, diligencien los campos configurados en el formulario de PQRSF y registren la PQRSF. Encontrarás la información necesaria en la sección “Publicación en sitio web” de la «Configuración general».
Recuerda que todas las PQRSF, incluyendo las que se registran desde la página web, se centralizan en SAIA® lo cual permite asignar a los responsables de su gestión y hacer seguimiento a cada registro.
Si deseas conocer más sobre la configuración de las PQRSF y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Módulo PQRSF« y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.
