El sistema permite la generación de documentos a partir de plantillas preestablecidas. Los usuarios que tengan permiso a los formatos de los procesos o módulos de la organización, podrán acceder a estos para crear los documentos. Por ejemplo: Comunicaciones externas, Memorandos, Contratos, Actas, entre otros.
Por ejemplo:
«Andrés necesita enviar una notificación indicando el reinicio de un sistema programado para el viernes a las 10:00 a.m., desde SAIA® Andrés puede crear una comunicación interna y enviarla a las dependencias de toda la organización para que por medio de un oficio se notifique este reinicio y todos estén informados.»
¿Quién puede crear un documento?
Los documentos los puede crear cualquier usuario que tenga los respectivos permisos a los diferentes formatos, es decir, para que el usuario pueda crear un documento, debe tener permiso al formato/plantilla del documento, por ejemplo «Comunicación interna». Es importante tener en cuenta que los permisos los asigna el usuario administrador del sistema de tu organización.
¿Cómo crear un documento nuevo?
Para crear un documento nuevo, por ejemplo, una comunicación externa, sigue estos pasos:
Paso 1. Inicia sesión en SAIA para acceder a la herramienta.
Paso 2. Haz clic en el botón «Nuevo» ubicado en la parte superior izquierda de tu pantalla. Esta acción te habilitará una ventana flotante con acceso a los diferentes carpetas y formatos.
Paso 3. Haz clic en la carpeta de «Formatos» y selecciona la carpeta de «Comunicaciones». Encontrarás los formatos de comunicación interna y externa.
Paso 4. Haz clic sobre el formato de «comunicación interna», se habilitará una ventana con el formulario para generar un oficio.
Paso 5. Diligencia los campos del formato y luego haz clic en el botón de continuar para que se genere el oficio en estado borrador.
Nota: Sigue estos mismos pasos para crear cualquier documento, recuerda que debes tener permiso al formato del documento para poder crearlo. El documento se genera inicialmente en estado borrador. En caso de que desees editarlo o iniciar una ruta de aprobación, puedes gestionarlo desde el botón azul flotante que aparece en el documento.
A continuación te mostramos cómo crear una comunicación interna:
Si deseas conocer más sobre la sección de generación de documentos y otras funcionalidades generales del sistema SAIA, vuelve al apartado «Creación de Documentos» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.