Al ingresar a la sección de “Roles” podrás encontrar y gestionar los cargos que tienen los funcionarios de tu organización. Estos son necesarios al crear usuarios ya que en SAIA® es obligatorio asignar los roles (Cargo + Dependencia) a cada funcionario.
Por ejemplo:
«José recibió una solicitud para crear el usuario de SAIA® del nuevo funcionario que ingresó a la organización como Director de Archivo, sin embargo al intentar asignar el rol (Cargo + Dependencia) al nuevo usuario, notó que el cargo aún no existía en SAIA®. Por lo tanto, José ingresó a la sección de Roles del módulo de Administración, creó el cargo “Director de Archivo”, y posteriormente pudo asignar el rol al usuario para que ingresara a SAIA®».
¿Cómo acceder a los cargos?
A continuación te mostramos cómo acceder a los cargos:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de Administración para ver las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en Organización y se desplegarán todos los apartados de la sección.
Paso 4. Selecciona Roles para acceder al reporte de todos los cargos creados.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo crear un nuevo cargo?
Para crear cargos en SAIA® debes realizar los siguientes pasos:
Paso 1. Haz clic en el botón de Adicionar ubicado en la parte superior del reporte de cargos.
Paso 2. Se habilitará una ventana con los campos que debes diligenciar para crear el cargo. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 3. Para finalizar haz clic en el botón de Guardar y se creará el cargo en SAIA®.
A continuación te mostramos cómo:
Completa los campos
- Nombre: Nombre del cargo.
- Estado: Estado del cargo. Activo o Inactivo.
¿Cómo buscar un cargo?
A continuación te explicamos cómo puedes buscar cargos:
Paso 1. Haz clic en el botón de Buscar ubicado en la parte superior del reporte de cargos.
Paso 2. Se habilitará una ventana con los campos que puedes diligenciar para buscar el/los cargo(s) que necesitas.
Paso 3. Haz clic en el botón de Buscar y se mostrarán los cargos que coincidan con los parámetros de la búsqueda.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo editar un cargo?
Para modificar un cargo en SAIA® debes realizar los siguientes pasos:
Paso 1. Haz clic en menú de opciones del cargo que vas a editar y así se habilitarán las opciones de Editar, Funciones y Responsables. Haz clic en Editar.
Paso 2. Accederás a una ventana donde podrás modificar el nombre o estado del cargo.
Paso 3. Para guardar los cambios haz clic en el botón de Guardar.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo ver y vincular funciones asociadas a un cargo?
En SAIA® es posible vincular funciones a los cargos. Esto significa que cuando asignas un cargo a un funcionario, automáticamente se le asignan también las funciones relacionadas a ese cargo. Para vincular funciones a un cargo o consultar las funciones asociadas a un cargo, debes seguir los siguientes pasos:
Paso 1. Haz clic en menú de opciones del cargo que vas a editar y así se habilitarán las opciones de Editar, Funciones y Responsables. Haz clic en Funciones.
Paso 2. Accederás a una ventana donde podrás ver las funciones que están vinculadas actualmente al cargo y vincular nuevas funciones, selecciona la opción de Vincular funciones ubicada en la parte superior izquierda de la ventana.
Paso 3. Se habilitará una ventana donde podrás diligenciar el nombre de la función que quieres vincular.
Paso 4. Para guardar los cambios haz clic en el botón de Guardar.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo ver o retirar a los responsables de un cargo?
Para consultar los usuarios que tienen un cargo asignado o retirar un cargo a un usuario, debes seguir los siguientes pasos:
Paso 1. Haz clic en menú de opciones del cargo que vas a consultar y así se habilitarán las opciones de Editar, Funciones y Responsables. Haz clic en Responsables.
Paso 2. Accederás a una ventana donde podrás ver los usuarios responsables de cada cargo. En caso de que consultes un cargo que no tiene responsables, verás el mensaje “Este rol no tiene funcionario asignado”.
Paso 3. También podrás retirar el cargo al funcionario dando clic en el icono de la papelera ubicado junto al nombre del usuario y confirmando la acción. SAIA® mostrará un mensaje de confirmación y el rol (Cargo + Dependencia) del usuario se inactivará.
A continuación te mostramos cómo:
Si deseas conocer más sobre el módulo de Administración y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Administración» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.