Si necesitas crear múltiples registros en SAIA® podrás hacerlo por medio de la opción “Importar datos”, aquí podrás seleccionar qué información quieres crear masivamente (Funcionarios, dependencias, cargos, terceros, entre otros) y por medio de una plantilla podrás diligenciar y cargar todos los registros que requieres crear.
Por ejemplo:
«José recibió un archivo con la información de 100 terceros de su organización y debía crearlos en SAIA® para que los usuarios pudieran utilizarlos en los diferentes módulos y procesos de la herramienta. Crear cada tercero manualmente implicaba realizar un proceso lento y repetitivo que aumentaría su carga laboral y podría causar retrasos o incumplimientos en sus otras responsabilidades, así que José accedió a la sección de “Importar datos” en SAIA®, buscó, diligenció y cargó la plantilla de Terceros y de esta manera creó en el sistema los 100 terceros de forma masiva. Gracias a esto José pudo cumplir con la actividad de una forma más eficiente».
¿Para qué importar datos y cómo acceder?
Importar datos en SAIA® te permitirá ahorrar tiempo y evitar reprocesos al crear múltiples usuarios, terceros, dependencias, expedientes, entre otros. A continuación, te explicamos cómo acceder a esta función:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de Administración para ver las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en Organización y se desplegarán todos los apartados de la sección.
Paso 4. Selecciona Importar datos y desde allí podrás gestionar los datos que vas a cargar.
A continuación te mostramos cómo:
Pasos para importar datos
Te explicamos qué procedimiento debes realizar para importar datos en SAIA®:
Paso 1. En el campo “Tipo carga” selecciona el tipo de información que vas a cargar.
Paso 2. En el campo “Descargar plantilla” se habilitará el archivo (.xlsx) correspondiente a la plantilla que debes diligenciar. Haz clic en el nombre del archivo para descargarlo en tu equipo.
Paso 3. Abre el archivo y diligencia la información requerida en las columnas. Cada fila corresponde a un registro, por ejemplo si estás diligenciando la plantilla de Cargos, cada fila representará un cargo. Después de diligenciar la plantilla, guarda los cambios en el archivo. Ten en cuenta que no debes modificar las columnas de las plantillas, ya que esto impedirá la carga de la información en SAIA®.
Paso 4. Regresa a SAIA® y adjunta la plantilla diligenciada (.xlsx) en el campo “Archivo”.
Paso 5. Haz clic en el botón de Guardar para crear en SAIA® la información registrada en la plantilla. Si diligenciaste correctamente la plantilla, se mostrará un mensaje de confirmación, o si cometiste algún error al diligenciarla, SAIA® te informará cuál fue el error y en qué fila se encuentra, para que puedas identificar y corregir fácilmente la información en la plantilla.
A continuación te mostramos cómo:
¿Qué datos se pueden importar a SAIA®?
En SAIA® podrás importar los siguientes datos:
- Perfiles
- Sedes
- Funciones
- Dependencias
- Cargos
- Funcionarios
- Funciones por cargos
- Funciones por funcionarios
- Roles
- Terceros
- Espacio físico
- Estantes
- Cajas
- Secciones de expedientes
- Expedientes
- Organigrama de funcionarios
Si deseas conocer más sobre el módulo de Administración y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Administración» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.