En SAIA® puedes crear el organigrama de funcionarios para ver de manera clara y gráfica la estructura jerárquica y funcional de la organización con base en los funcionarios y sus respectivos roles.
Por ejemplo:
«Se acerca una auditoría operativa para evaluar la eficiencia y efectividad de las operaciones de la organización y es necesario presentar de forma clara la jerarquía interna de la empresa para determinar si la estructura actual es eficiente. Para esto, José registró el organigrama de funcionarios en SAIA®, el cual presentará en la auditoría para mostrar la estructura jerárquica, asegurar que todos los roles necesarios están cubiertos y explicar cómo fluye la información y la toma de decisiones dentro de la organización».
¿Cómo acceder al organigrama de funcionarios de la organización?
A continuación te explicamos cómo acceder al organigrama de funcionarios:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de Administración para ver las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en Organigrama y se desplegarán los apartados de la sección.
Paso 4. Selecciona Funcionarios y accederás al organigrama de funcionarios.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo configurar el organigrama de funcionarios?
A continuación te explicamos cómo adicionar funcionarios en el organigrama:
Paso 1. Ubica el cursor sobre el funcionario ubicado en el nivel superior al funcionario que deseas crear y se habilitarán las opciones de Adicionar, Editar y Eliminar. Selecciona el botón de Adicionar.
Paso 2. Se habilitará una ventana donde podrás seleccionar al funcionario que incluirás en el organigrama.
Paso 3. Para finalizar haz clic en el botón de Guardar y así se agregará el funcionario al organigrama.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo editar funcionarios del organigrama de funcionarios?
A continuación te explicamos cómo sustituir funcionarios en el organigrama:
Paso 1. Ubica el cursor sobre el funcionario que deseas sustituir y se habilitarán las opciones de Adicionar, Editar y Eliminar. Selecciona el botón de Editar.
Paso 2. Se habilitará una ventana donde podrás seleccionar al funcionario que sustituirás en el organigrama.
Paso 3. Para finalizar haz clic en el botón de Guardar y así se actualizará el funcionario en el organigrama.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo eliminar funcionarios del organigrama de funcionarios?
A continuación te explicamos cómo sustituir funcionarios en el organigrama:
Paso 1. Ubica el cursor sobre el funcionario que deseas eliminar y se habilitarán las opciones de Adicionar, Editar y Eliminar. Selecciona el botón de Eliminar.
Paso 2. Se habilitará una ventana donde tendrás que confirmar la eliminación. Al hacerlo, se eliminará el funcionario seleccionado en el organigrama. Ten en cuenta que, si eliminas un funcionario de nivel superior, también se eliminarán todos los funcionarios de los niveles inferiores a partir de dicho funcionario.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo cargar el organigrama de funcionarios de forma masiva?
Si requieres definir el organigrama de funcionarios en SAIA® de forma masiva, evitar el procedimiento manual y ahorrar tiempo sigue estos pasos:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de Administración para ver las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en Organización y se desplegarán los apartados de la sección.
Paso 4. Selecciona “Importar datos” y desde allí podrás gestionar la carga.
Paso 5. En el campo “Tipo carga” selecciona “Organigrama de funcionarios”.
Paso 6. En el campo “Descargar plantilla” se habilitará el archivo “OrganigramaFuncionario.xlsx” correspondiente a la plantilla que debes diligenciar. Haz clic en el nombre del archivo para descargarlo en tu equipo.
Paso 7. Abre el archivo y diligencia la información requerida en las columnas, puedes ver su explicación más adelante. Cada fila corresponde a un funcionario y su jefe inmediato. Después guarda los cambios en el archivo.
Paso 8. Regresa a SAIA® y adjunta la plantilla diligenciada (.xlsx) en el campo “Archivo”.
Paso 9. Haz clic en el botón de Guardar para crear en SAIA® el organigrama de funcionarios de forma masiva. Si diligenciaste correctamente la plantilla, se mostrará un mensaje de confirmación, o si cometiste algún error al diligenciarla, SAIA® te informará cuál fue el error y en qué fila se encuentra, para que puedas identificar y corregir fácilmente la información en la plantilla.
Paso 10. Accede al organigrama de funcionarios y verifica la carga.
A continuación te mostramos cómo:
Diligencia la plantilla
- Login funcionarios: Login que utiliza el usuario para el ingreso a SAIA®.
- Cargo: Cargo que tiene asignado el usuario.
- Código de dependencia: Código de la dependencia a la que pertenece el usuario.
- Login del superior: Login que utiliza el jefe inmediato del usuario para el ingreso a SAIA®.
- Cargo superior: Cargo que tiene asignado el jefe inmediato del usuario.
- Código de dependencia superior: Código de la dependencia a la que pertenece el jefe inmediato del usuario.
Si deseas conocer más sobre el módulo de Administración y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Administración» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.
