Los documentos elaborados en SAIA®, permiten ser gestionados de manera electrónica y la herramienta cuenta con múltiples acciones. En esta ocasión te explicamos la acción «Responder a todos». Recuerda que los permisos a las acciones del documento se pueden gestionar por parte del usuario administrador.
Por ejemplo:
«Alexander requiere enviar una observación sobre un memorando a todos los funcionarios que están copiados en el mismo. Para esto, él hace uso de la acción «Responder a todos», registra su observación y todos los usuarios vinculados con el memorando son notificados«.
¿Dónde encontrarás la acción responder a todos?
La opción de Responder a todos hace parte de las acciones de gestión de los documentos, las cuales podrás encontrar en la parte lateral derecha de cualquier documento en SAIA®. A continuación te mostramos:
¿Cómo responder a todos los involucrados en un documento?
Esta acción te permite enviar respuestas rápidas u observaciones a todos los usuarios involucrados en la gestión de un documento. Para responder a todos, sigue los siguientes pasos:
Paso 1: Ubica el documento que quieres responder.
Paso 2: Haz clic en el botón «Responder a todos» ubicado en la parte lateral derecha del documento.
Paso 3: Se habilitará una ventana con 3 campos. En destino estarán preseleccionados todos los funcionarios que están vinculados al documento que estás respondiendo. En el campo mensaje escribe tus observaciones y en anexos carga las evidencias que requieras, estas opciones son opcionales.
Paso 4: Una vez registres todos los datos, haz clic en el botón enviar.
Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de un documento y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Menú de Acciones» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.