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Crear formatos

SAIA® te permitirá crear formatos básicos que sean utilizados por los funcionarios de tu organización y que no se encuentren en la herramienta. Podrás diseñar, probar y utilizar estos formatos, permitiendo a los usuarios generar documentos con ellos.

Por ejemplo:

«El departamento de Recursos Humanos de la organización utiliza un formato de Memorando pero este no se encuentra en SAIA®. Como resultado, los funcionarios de Recursos Humanos deben generarlos externamente y luego centralizarlos en SAIA®, lo que aumenta la carga operativa del área. Para solucionar este problema, podrán crear el formato de Memorando en SAIA® y otorgar permisos a los usuarios necesarios para que puedan generar los memorandos directamente en la herramienta».

¿Cómo acceder a la creación de formatos?

Te explicamos cómo acceder a la creación de formatos en SAIA®:

Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.

Paso 2. Haz clic en el módulo de Configuración, allí verás las diferentes secciones del módulo.

Paso 3. Haz clic en el apartado de Configuración para que se desplieguen todas las opciones.

Paso 4. Haz clic en Formatos y accederás a la pantalla donde podrás crear y gestionar los formatos en SAIA®.

A continuación te mostramos cómo:

¿Cómo crear formatos?

A continuación te explicamos cómo puedes acceder a la creación de formatos de SAIA®:

Paso 1. Haz clic en el botón de Adicionar e ingresarás a la pantalla de creación del formato.

Paso 2. Diligencia la información general del formato. Puedes ver su explicación en la sección de «Pasos para crear formatos».

Paso 3. Haz clic en el botón de Guardar, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla y se habilitarán dos nuevas pestañas donde tendrás que diligenciar información necesaria para crear el formato.

Paso 4. Diligencia la información de los campos que tendrá el formato. Puedes ver su explicación en la sección de «Pasos para crear formatos».

Paso 5. Haz clic en el botón de Guardar, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Paso 6. Diligencia la información del diseño que tendrá el formato, es decir el diseño de los documentos que se van a generar con el formato. Puedes ver su explicación en la sección de «Pasos para crear formatos».

Paso 7. Haz clic en el botón de Guardar, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Paso 8. Cuando termines de crear el formato haz clic en el botón de Publicar, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Paso 9. Asigna los permisos sobre el formato a los perfiles que lo requieran Recuerda que podrás realizar la configuración de los permisos en la sección de «Permisos». Y así los usuarios con permiso podrán ver el formato en el botón Nuevo y crear documentos con él.

A continuación te mostramos cómo:

¿Cómo editar formatos?

Te mostramos cómo puedes editar formatos que has creado en SAIA®:

Paso 1. Haz clic en el menú de opciones del formato que quieres editar.

Paso 2. Se habilitarán las opciones “Editar”, “Generar reporte” y “Lenguaje”. Selecciona la opción “Editar”.

Paso 3. Ingresarás a la pantalla de edición del formato, allí podrás realizar los cambios que necesites sobre cada una de las características del formato. Ten en cuenta que siempre que termines los cambios sobre una de las pestañas (Información general, campos o diseño) debes seleccionar el botón de Guardar.

Paso 4. Cuando realices todos los cambios haz clic en el botón de Publicar, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. Y el formato se actualizará con los nuevos cambios.

A continuación te explicamos cómo:

¿Cómo establecer el idioma de los formatos en Inglés?

Si lo necesitas, puedes establecer los formatos que has creado en SAIA® en inglés. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

Paso 1. Haz clic en el menú de opciones del formato en el que vas a cambiar el idioma.

Paso 2. Se habilitarán las opciones “Editar”, “Generar reporte” y “Lenguaje”. Selecciona la opción “Lenguaje”.

Paso 3. Ingresarás a una pantalla donde debes seleccionar el idioma inglés y se habilitará un listado con los campos del formato donde debes registrar la traducción de los mismos.

Paso 4. Haz clic en el botón de Guardar y posteriormente vuelve a Publicar el formato.

Paso 5. Si los usuarios seleccionan el idioma Inglés en SAIA® desde la configuración de su perfil, las etiquetas de los formatos se mostrarán en Inglés, con base en la traducción registrada.

A continuación te mostramos cómo:

¿Es posible eliminar formatos?

Para evitar la pérdida de información de los documentos generados con los formatos, SAIA® no permite la eliminación de los formatos creados. Sin embargo, podrás ocultar los formatos para que los usuarios no puedan generar más documentos con ellos.

Podrás ocultar los formatos desde la configuración de su información general. Puedes ver su explicación en la sección de «Pasos para crear formatos».

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.

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