Las empresas pueden recibir documentos por diferentes medios, la tendencia a utilizar plataformas electrónicas está en auge y la correspondencia no es ajena a esto, hoy en día los documentos se pueden enviar vía correo electrónico, SAIA® permite que esos documentos puedan ser radicados manualmente desde el correo.
Por ejemplo:
«Andrea se encarga del correo de ventanilla de la empresa y diariamente imprime todos los correos que vienen con oficios importantes para radicarlos como correspondencia; sin embargo, esto genera un alto costo en consumo de papel, reprocesos e impacto negativo al medio ambiente, desde que empezó a implementar la radicación electrónica de correspondencia de SAIA® su trabajo es más eficiente.
¿Cómo registrar correspondencia electrónica?
Una vez inicies sesión en la herramienta SAIA® y tengas los permisos correspondientes al módulo del CAD (Centro de Administración Documental), podrás registrar los diferentes oficios que llegan al correo electrónico. A continuación te explicamos el paso a paso:
Paso 1. Haz clic en el menú de SAIA® ubicado en la parte superior izquierda de tu pantalla y selecciona el módulo de “CAD” allí encontrarás las siguientes opciones:
- Generar sello
- Pendiente por registrar
- Registrar correspondencia
- Registrar por email
Paso 2. Haz clic en la opción de «Registrar por email», se te redimirá a la autentificación de dos pasos de tu correo para iniciar sesión, puedes hacerlo desde cualquier correo.
Paso 3. Debes completar los pasos de autentificación para acceder al correo electrónico, al ingresar verás las diferentes bandejas de entrada, enviados, borradores, etc.
Paso 4. Selecciona el correo que deseas radicar, al seleccionarlo podrás visualizar el contenido del correo en la parte derecha de tu pantalla.
Paso 5. Una vez seleccionado el correo, haz clic en el botón más (…) ubicado en la parte superior derecha de tu pantalla, esta acción desplegará una lista de opciones.
Paso 6. Selecciona la opción de «Radicar con otro formato», se habilitará una ventana para seleccionar el formato de radicación, selecciona «Registro de correspondencia» y luego haz clic en el botón de continuar.
Paso 7. Al seleccionar la opción de «Registro de correspondencia» se habilitará el mismo formato que se usa para el registro de correspondencia física, con la diferencia de que recupera algunos datos automáticos del correo y se pueden editar, por ejemplo: Asunto, fecha del documento, no digitalización (ya es digital el documento) y trae como anexo los documentos adjuntos del correo y se anexa también el correo. Los demás campos se deben llenar manualmente.
Paso 8. Completa los campos del formulario de registro de correspondencia. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 9. Una vez hayas finalizado el registro de correspondencia, se generará el documento donde resume el tipo de registro, origen y destino del documento, etc. Recuerda que el documento llegará al o los destinatarios según el tipo de distribución que hayas seleccionado.
Completa el formulario
- Tipo de origen:
- Externo: Selecciónalo para los casos en que estás registrando correspondencia de entrada, se habilitará un campo para indicar el nombre de quien remite.
- Interno: Selecciónalo para los casos en que estás registrando correspondencia de salida, se habilitará un campo para indicar el usuario interno que remite.
- Información de origen:
- Número de documento: Radicado con el que viene el documento, es decir, el que el remitente asigno al oficio. Este campo no es obligatorio.
- Tipo documental: Habilitará los expedientes para clasificar la correspondencia, se aclara que solo se verán los expedientes de la serie documental a los que el usuario tenga permiso según la TRD.
- Fecha de documento: Ingresa la fecha en la cual se generó el documento. (No es la fecha de registro de correspondencia, ya que esta se genera automáticamente en SAIA®)
- Días límite:
- Asunto: Ingresa el asunto del documento.
- Empresa transportadora: En caso de que una transportadora entregue el documento o correspondencia selecciónala. Estas transportadoras se cargan previamente por el administrador del sistema
- Observaciones: Describe si hay alguna novedad con el documento o correspondencia (Mojado, dañado, etc.)
- Número de guía: En caso de que lo entregue una transportadora, registra el número de guía.
- Información de destino:
- Tipo de destino: Si en la información de origen marcaste interno, puedes seleccionar si el destinatario es interno o externo, pero si seleccionaste externo en la información de origen, solo podrás elegir un usuario interno como destinatario.
- Enviar a: Se habilitará un campo que te permitirá elegir un usuario destinatario interno o externo, según tu elección inicial
- Notificación: Si deseas notificar al email del usuario al que va dirigido el documento, marca la casilla y se notificará, sin embargo, si es usuario interno siempre se notificará en SAIA.
- Enviar copia a: Se habilita un campo en el que se puede digitar o elegir buscando por dependencia el usuario interno al que se desea enviar copia de la correspondencia
- Tipo de distribución: Debes seleccionar cómo se entregará el documento al destinatario. Ver explicación de las opciones.
- Número de folios: Cuantas hojas tiene el oficio.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.