¿Cómo confirmar la entrega física de los documentos a sus destinatarios?

El envío de documentos físicos desde la organización genera una planilla de distribución, planilla que tradicionalmente se imprime para registrar firmas físicas de los destinatarios. SAIA® te permite realizar firma digital sin generar la impresión del documento y así reducir el uso de papel en la organización.

Por ejemplo:

«Andrés es el mensajero de la empresa y siempre imprime su planilla de distribución para que los destinatarios firmen confirmando la recepción del documento o paquete, pero esto en ocasiones genera reprocesos porque se traspapelan las planillas y se debe volver a solicitar la firma física; desde que usa SAIA®, puede realizar la firma digital de la planilla a través de la lectura de código QR de esta, garantizando agilidad y rapidez.»

¿Qué debes tener en cuenta antes de firmar una planilla?

Cada planilla de distribución tiene un código QR único que permite que al leerlo con la cámara del celular, se habilite una ventana para realizar la firma electrónica de la planilla de distribución, evitando la impresión de dicha planilla.

Para firmar la plantilla de distribución de manera electrónica existen 2 métodos, firma manual a través de una pantalla táctil y firma electrónica con los datos de acceso del sistema SAIA®. A continuación te explicamos cada método.

¿Cómo firmar manualmente la planilla de distribución?

Realizar la firma es muy sencillo, a continuación te lo explicamos:

Paso 1. Ya debes contar con la planilla de distribución, haz que el destinatario del documento lea el código QR con la cámara de su celular.

Paso 2. Al leer el código QR verás en pantalla el listado de documentos asociados a la planilla de distribución.

Paso 3. En la columna de estado encontrarás un check para seleccionar el documento que vas a entregar.

Paso 4. Si el destino es un usuario interno, se habilitarán dos opciones de firma: sesión activa o manual. Si el destino es externo, solo permitirá la opción de «Firma manual» en la que se habilta el panel táctil.

Paso 5. Haz que el destinatario registre su firma en el panel táctil y para finalizar haz clic en el botón de guardar.

Paso 6. Cuando se guarda la firma, la planilla de SAIA® se actualiza automáticamente y se evidencia la firma del destinatario.

A continuación te mostramos cómo:

¿Cómo firmar la planilla de distribución con sesión activa?

Este método de firma es únicamente para los destinatarios que cuentan con usuarios de SAIA®. Sigue los pasos mencionados anteriormente, pero esta vez en el paso número 4 debes elegir el método de «Sesión activa» para firmar la planilla de distribución, así podrás identificarte con usuario y contraseña para confirmar la recepción del documento. A continuación te mostramos:


Si deseas conocer más respecto al módulo de Distribución y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Distribución» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.

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