Los documentos elaborados en SAIA®, permiten ser gestionados de manera electrónica y la herramienta cuenta con múltiples acciones. En esta ocasión te explicamos la acción de «Crear nueva versión». Recuerda que los permisos a las acciones del documento se pueden gestionar desde los permisos de administración por los usuarios administradores de SAIA®.
Por ejemplo:
«Alexander generó un registro de correspondencia y se da cuenta de que registró mal el NIT del remitente, por lo tanto, Alexander procede a crear una nueva versión del documento para actualizar el dato incorrecto«.
¿Dónde encontrarás la acción de crear nueva versión?
La opción de Crear nueva versión hace parte de las acciones de gestión de los documentos, las cuales podrás encontrar en la parte lateral derecha de cualquier documento en SAIA®. A continuación te mostramos:
¿Cómo crear una nueva versión de un documento?
Para versionar un documento solo debes seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Ubica el documento al que le quieres crear una nueva versión.
Paso 2: Haz clic en el botón «Crear nueva versión» ubicado en la parte lateral derecha del documento.
Paso 3: Te aparecerá una ventana con el listado de versiones del documento a la fecha y dos botones en la parte inferior para cerrar el mensaje y crear una nueva versión, haz clic en el botón «Crear versión».
Paso 4: Cuando creas una nueva versión, el documento permite ser editado por su creador, por lo tanto, podrás hacer los cambios que requieras y volver a confirmarlo para guardar las modificaciones. El número consecutivo/radicado del documento se mantiene.
A continuación te mostraremos cómo:
Ten presente que cada vez que generas una nueva versión, el sistema guarda la versión anterior para consulta, por lo tanto, SAIA® permite el control de las versiones del documento, garantizando el acceso a la trazabilidad y versiones pasadas.
Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de un documento y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Menú de Acciones» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.