Conoce los Reportes de Distribución

Los documentos que son enviados físicamente cuentan con diferentes momentos antes de su entrega final, SAIA® te permite gestionar estos documentos desde la recepción hasta la entrega final cuando el destinatario firma la recepción del documento.

Por ejemplo:

«Andrés es el encargado de la correspondencia de la organización y le consultan por un documento que debió ser enviado hace una semana e indican que no ha sido recibido por el destinatario, desde el módulo de correspondencia podrá acceder y consultar los documentos enviados para verificar si este ya fue tramitado».

¿Cómo puedo acceder a los reportes de distribución física?

Una vez inicies sesión en la herramienta SAIA® y tengas los permisos correspondientes al módulo del CAD (Centro de Administración Documental), podrás acceder a los diferentes estados de la distribución de documentos. A continuación te explicamos el paso a paso:

Paso 1. Haz clic en el menú de SAIA® ubicado en la parte superior izquierda de tu pantalla y selecciona el módulo de “CAD” para ver las diferentes opciones del módulo.

Paso 2. Haz clic en «Distribución» para acceder a los diferentes estados de los documentos de envío físico, allí encontrarás los siguientes reportes:

  • Pendientes por distribuir
  • En distribución
  • Finalizados
  • Planillas

A continuación te mostramos cómo acceder a la distribución de documentos:

¿Qué encontrarás en los reportes de Distribución?

Todos los documentos a los que se les generó un envío físico, sea porque van dirigidos a un usuario en otra sede o el destinatario es un externo, los encontrarás en el apartado de distribución «Pendientes o En distribución». Y todos los documentos que ya se entregaron de forma física o se enviaron por correo electrónico, los encontrarás en el apartado de distribución “Finalizados”.

Los reportes de Pendientes y En Distribución cuentan con un botón de acciones para gestionar y tramitar los documentos que requieren distribución física, para conocer todas estas acciones accede a ¿Cómo registrar el trámite de correspondencia?

Reporte documentos pendientes por distribuir

En este reporte podrás ver todos los documentos que están pendientes por tramitar y se encuentren en estado «por recepcionar o pendiente por tramitar» y al acceder visualizarás las siguientes columnas de información:

Columnas del reporte pendiente por distribuir:

  • N. Ítem: Número de radicado del documento
  • Fecha en que se generó el documento
  • Asunto del documento
  • Sede Origen: Sede a la que pertenece el creador del documento
  • Origen: Usuario y cargo de quien realiza el envío
  • Destino: Destinatario y ciudad a la que se debe enviar el documento
  • Trámite: Tipo de acción que se debe hacer con el documento (Recogida, Entrega)
  • Ruta: Selecciona la ruta de envío según las ya preestablecidas con su respectivo mensajero.
  • Estado: Estado del envío de los documentos, verás si está pendiente por recepción o distribución
  • Planillas: En los pendientes siempre verás vacía esta columna debido a que aún no se ha generado.

Nota: Recuerda que cuando se va a enviar un documento te aparecen las opciones de distribución Ver explicación de las opciones.

Reporte documentos en distribución

En este reporte podrás ver todos los documentos que ya iniciaron su gestión y están en proceso de distribución, al acceder visualizarás las siguientes columnas de información:

Columnas del reporte pendiente por distribuir:

  • N. Ítem: Número de radicado del documento
  • Fecha en que se generó el documento
  • Asunto del documento
  • Sede Origen: Sede a la que pertenece el creador del documento
  • Origen: Usuario y cargo de quien realiza el envío
  • Destino: Destinatario y ciudad a la que se debe enviar el documento
  • Trámite: Tipo de acción que se debe hacer con el documento (Recogida, Entrega)
  • Sede destino: Sede a la que pertenece el destino del documento
  • Ruta: Selecciona la ruta de envío según las ya preestablecidas con su respectivo mensajero.
  • Mensajero: Según la ruta seleccionada se indicará el nombre del mensajero en cargado de la ruta.
  • Estado: Estado del envío de los documentos, verás si está pendiente por recepción o distribución
  • Planillas: En los pendientes siempre verás vacía esta columna debido a que aún no se ha generado.

Nota: Recuerda que cuando se va a enviar un documento te aparece las opciones de distribución Ver explicación de las opciones.

Reporte documentos que finalizaron su distribución

En este reporte podrás ver todos los documentos que ya se gestionaron y fueron entregados finalizando así su distribución, el reporte contiene las mismas columnas mencionadas anteriormente.

Columnas del reporte pendiente por distribuir:

  • N. Ítem: Número de radicado del documento
  • Fecha en que se generó el documento
  • Asunto del documento
  • Sede Origen: Sede a la que pertenece el creador del documento
  • Origen: Usuario y cargo de quien realiza el envío
  • Destino: Destinatario y ciudad a la que se debe enviar el documento
  • Trámite: Tipo de acción que se debe hacer con el documento (Recogida, Entrega)
  • Sede destino: Sede a la que pertenece el destino del documento
  • Ruta: Selecciona la ruta de envío según las ya preestablecidas con su respectivo mensajero.
  • Mensajero: Según la ruta seleccionada se indicará el nombre del mensajero en cargado de la ruta.
  • Estado: Estado del envío de los documentos, verás si está pendiente por recepción o distribución
  • Planillas: En los pendientes siempre verás vacía esta columna debido a que aún no se ha generado.

Nota: Recuerda que cuando se va a enviar un documento te aparece las opciones en distribución Ver explicación de las opciones.


Si deseas conocer más respecto al módulo de Distribución y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Distribución» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.

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