Imagina las acciones que suelen hacerse con un documento físico, ahora podrás aplicarlas, pero llevadas a acciones electrónicas que te permitirán gestionar los diferentes documentos en SAIA®, en este caso te explicaremos como vincular (grapar) un documento con otro para los casos en los que se deben relacionar.
Por ejemplo:
«Andrés es el responsable de revisar todas las facturas y agregar los documentos soporte que pueda tener, uno de los requisitos para aprobar una factura es que se le relacione la orden de compra, este último documento se crea en SAIA®; Andrés debe vincular la orden a la factura para entrelazar los documentos.«
¿Dónde encontrarás la acción de vincular documento?
La opción de Vincular documento hace parte de las acciones principales de los documentos, las cuales podrás encontrar en la parte superior izquierda de cualquier documento en SAIA®. A continuación te mostramos:
¿Cómo vincular un documento?
Existen dos formar de vincular un documento a otro:
Opción 1. Vincular un documento nuevo: Esta acción habilita la opción de crear un documento nuevo usando los formatos de SAIA® a los que tienes acceso:
Paso 1: Ubica el documento al que requieres vincular uno nuevo.
Paso 2: Haz clic en el botón «Vincular documentos» ubicado en la parte superior del documento y selecciona la opción «Vincular documento nuevo.»
Paso 3: Esta acción te habilitará una ventana con los formatos que encuentras en el botón nuevo, ahora debes seleccionar el formato que vas a crear y diligenciar para vincularlo.
A continuación te mostraremos cómo:
Opción 2. Vincular un documento existente: Esta acción te permite buscar los documentos existentes en SAIA® para vincularlo al documento donde estás ubicado, puedes buscar por asunto o radicado; también podrás ver todos los documentos que has vinculado al actual y acceder a consultarlos.
Paso 1: Ubica el documento al que requieres vincular un documento existente o consultar los ya vinculados.
Paso 2: Haz clic en el botón «Vincular documentos» ubicado en la parte superior del documento y selecciona la opción «Vincular documento existente.»
Paso 3: Esta acción te habilitará una ventana donde se listarán los documentos ya vinculados y una barra de búsqueda para que busques un documento ya existente en SAIA®.
A continuación te mostraremos cómo:
Si deseas conocer más sobre las acciones principales de un documento y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Menú de Acciones» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.