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Pasos para crear formatos

Para crear nuevos formatos es fundamental diligenciar la información de todos sus atributos. En SAIA® podrás hacerlo fácilmente por medio de tres pasos que te permitirán implementar correctamente un nuevo formato en SAIA®.

Por ejemplo:

«Diana es la encargada de crear el formato de Memorando en SAIA® y para ello debe registrar la información general, crear los campos necesarios y definir el diseño del formato. Posteriormente, podrá otorgar permisos a los usuarios para generen los memorandos directamente en la herramienta, reduciendo significativamente la carga operativa del área de Recursos humanos».

Información general del formato

En la pestaña de información general del formato debes realizar los siguientes pasos:

Paso 1. Diligencia todos los datos generales del formato. Puedes ver su explicación más adelante.

Paso 2. Haz clic en el botón de Guardar ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

A continuación te mostramos cómo:

Completa los campos:

  • Etiqueta del formato: Nombre que tendrá el formato en SAIA®.
  • Versión: Versión del formato que se creará.
  • Orden: En caso de que el formato sea hijo de otro formato, podrás seleccionar en qué orden se muestra en el árbol del documento.
  • Tipo de registro: Debes seleccionar cómo se generarán los documentos creados con el formato. Tendrás dos opciones:
    • Documento oficial (PDF): Selecciona esta opción si quieres que todos los documentos creados con el formato se generen como documentos oficiales en formato PDF.
    • Registro de apoyo: Selecciona esta opción si quieres que todos los documentos creados con el formato se generen como documentos con información de apoyo.
  • Descripción del formato: Descripción general del formato y/o el uso que se le dará.
  • Consecutivo asociado: Podrás seleccionar si quieres que el formato tenga un consecutivo independiente o que comparta consecutivo con otro(s) formato(s) de SAIA®.
  • Formato fecha consecutivo: Podrás establecer con qué formato se mostrará la fecha del consecutivo de los documentos. El formato por defecto es AñoMesDía (Ymd).
  • Sufijo consecutivo: Si lo requieres, podrás registrar el sufijo que deben tener los consecutivos del formato.
  • Aprobación automática: Al habilitar esta opción establecerás que al crear documentos haciendo uso del formato, estos se radiquen automáticamente sin pasar por una ruta de radicación. 
  • Publicar: Al habilitar esta opción, el formato se habilitará en el listado de «Permisos» y dependiendo de la asignación de esos permisos, los usuarios lo encontrarán en el botón Nuevo.
    Nota: En caso de que requieras ocultar un formato a todos los usuarios para que no creen más documentos con él, podrás inhabilitar esta opción.
  • Habilitar webservice: Podrás habilitar un enlace para publicar en la página web de la organización o compartir internamente y a través de él, se podrán crear documentos con el formato sin tener acceso a SAIA®.
  • Relación con otro Formato: Esta selección es opcional. Podrás seleccionar si este formato será hijo de otro formato creado en SAIA®. 
  • Categoría del Formato: Debes seleccionar en qué categoría se ubicará el formato. Esta selección se verá reflejada después de publicar el formato ya que, cuando los usuarios ingresen al botón “Nuevo”, encontrarán el formato en la categoría seleccionada.
  • Tamaño de papel: Podrás seleccionar el tamaño de hoja de los documentos generados con el formato.
  • Margen Superior: Podrás seleccionar el tamaño del margen superior de los documentos generados con el formato.
  • Margen Inferior: Podrás seleccionar el tamaño del margen inferior de los documentos generados con el formato.
  • Margen Izquierda: Podrás seleccionar el tamaño del margen izquierdo de los documentos generados con el formato.
  • Margen Derecha: Podrás seleccionar el tamaño del margen derecho de los documentos generados con el formato.
  • Tamaño de letra: Podrás seleccionar el tamaño de la letra de los documentos generados con el formato.
  • Orientación: Podrás seleccionar si la orientación de los documentos generados con el formato será vertical u horizontal.

Campos del formato

Para configurar los campos del formato, debes realizar los siguientes pasos:

Paso 1. Toma el campo que requieras de los listados de “Elementos de diseño” o “Campos del formato” ubicados en la parte lateral izquierda de la pantalla y arrastrarlo a la zona de “Campos del formato” ubicada en la parte lateral derecha de la pantalla. Podrás ver el listado de todos los tipos de campos y su funcionalidad más adelante.

Paso 2. Haz clic sobre el campo que agregaste y se habilitará una ventana donde debes configurar el campo.

Paso 3. Registra el nombre del campo, selecciona si debe incluirse en la descripción del formato que se muestra en las bandejas de los documentos, indica si el campo debe ser visible al diligenciar el formato (en la opción ‘Adicionar formato’) o al editarlo (en la opción ‘Editar formato’). Además, especifica si se trata de un campo obligatorio y, de forma opcional, puedes agregar una ayuda o instrucción para el campo.
Nota: Dependiendo del tipo de campo, podrás encontrar más configuraciones necesarias para definir cómo debe funcionar el campo en el formato.

Paso 4. Haz clic en el botón de Guardar de la ventana de configuración del campo.

Paso 5. Repite el mismo proceso para cada uno de los campos que necesites configurar en el formato.

Paso 6. Cuando termines de crear y configurar todos los campos del formato, haz clic en el botón de Guardar ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

A continuación te mostramos cómo:

A continuación te explicamos qué tipo de campos podrás incluir en los formatos:

Elementos de diseño

  • Título de sección: Con este elemento podrás agregar títulos sobre los campos y así crear secciones para organizar el diligenciamiento del formato.
  • Texto descriptivo: Con este elemento podrás agregar una descripción o instrucciones sobre el formato para facilitar su diligenciamiento.
  • Línea de separación: Con este elemento podrás separar visualmente los campos o secciones del formato.

Campos del formato

  • Texto en una línea: Permite diligenciar una palabra o frase breve.
  • Selección única: Permite seleccionar una opción entre varias predefinidas.
  • Selección múltiple: Permite seleccionar varias opciones entre todas las predefinidas.
  • Lista desplegable: Menú desplegable que muestra una lista de opciones, permitiendo seleccionar una.
  • Fecha y Hora: Permite seleccionar una fecha y hora.
  • Expediente: Permite que al diligenciar el formato, el usuario seleccione un expediente donde se almacenará el documento generado.
  • Campo numérico: Permite diligenciar únicamente valores numéricos.
  • Plantilla de Word: Permite adjuntar un documento de Word y con base en este se generará el documento en SAIA®.
  • Terceros: Permite buscar y seleccionar terceros. También permite crear o editar terceros en caso de que el usuario lo necesite.
  • Adjuntos: Permite añadir archivos adjuntos al documento.
  • Texto con formato: Permite ingresar texto con opciones de formato (negrita, cursiva, etc.).
  • Árbol: Permite seleccionar información (funcionarios, dependencias, roles, cargos u otros) desde un árbol donde se puede desplegar el listado completo. 
  • Moneda: Permite ingresar valores monetarios. 
  • Autocompletar funcionarios: Permite buscar y seleccionar usuarios de SAIA®.
  • Ciudad: Permite buscar y seleccionar una ciudad.
  • Radicación: Permite agregar al formato todos los campos asociados con la radicación de documentos. Al utilizar este componente se agregarán los campos tipo de origen, tipo de destino, notificar por correo, tipo de distribución, asunto, observaciones, número de folios, orientación del sello de recibido, digitalización, anexos digitales y copia interna.
  • Distribución: Permite agregar al formato todos los campos asociados con la radicación de documentos. Al utilizar este componente se agregarán los campos tipo de origen, tipo de destino, notificar por correo, tipo de distribución, anexos digitales y copia interna.
  • Internos/Externos: Permite buscar y seleccionar terceros o usuarios de SAIA®.
  • Tratamiento de datos: Permite confirmar la aceptación del tratamiento de datos en la organización. 
  • Digitalización: Permite seleccionar si se realizará la digitalización del documento u en caso de que el usuario seleccione “Si” se habilitarán los pasos para realizarla.

Diseño del formato

Al configurar el diseño del formato, establecerás cómo se visualizará la información de los campos en los documentos que se creen con él. Para esto debes realizar los siguientes pasos:

Paso 1. Configura los elementos estructurales del formato. En este paso podrás establecer si el formato tendrá membrete, o encabezado y pie de página. Puedes ver la explicación de cada uno de estos campos más adelante.

Paso 2. En este paso debes establecer qué información diligenciada en los campos se mostrará en los documentos creados con el formato. En la parte lateral derecha de la pantalla encontrarás un listado de componentes estándar y campos del formato, haz clic sobre los componentes que desees agregar en el diseño del formato y verás que en el campo “Visualización del formato” se mostrarán las variables correspondientes, organízalas con base en la visualización que requieras. Puedes ver la explicación de cada componente más adelante.

Paso 3. Utilizando la ayuda (?) del campo “Visualización de firma”, registra los componentes de las firmas según los datos que deben mostrarse de los firmantes en los documentos creados con el formato. De esta forma podrás establecer si se muestra el nombre, rol, dependencia y/o la imagen de la firma.

Paso 4. Haz clic en el botón de Guardar ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

A continuación te explicamos cómo:

Completa los campos: 

Elementos estructurales

  • Membrete: Permite cargar el membrete que se va a configurar en el formato.
    Nota: Recuerda que la imagen del membrete debe ser una composición de encabezado y pie de página, debe estar en tamaño carta, en formato png, y las dimensiones requeridas son 21.59 cm (ancho) x 27.94 cm (largo).
  • Transparencia del membrete: Permite establecer qué transparencia va a tener el membrete (Rango entre 0 y 1,0).
  • Encabezado del formato: En caso de no establecer un membrete, podrás seleccionar un encabezado para el formato. Encontrarás un listado de los encabezados que ya se crearon y allí podrás seleccionar cuál asignarle al formato. Y en caso de que lo necesites, podrás crear un nuevo encabezado y editar o eliminar uno existente.
  • Pie del formato: Se encuentra ubicado al final de la pantalla. En caso de no establecer un membrete, podrás seleccionar un pie de página para el formato. Encontrarás un listado de los pie de página que ya se crearon y allí podrás seleccionar cuál asignarle al formato. Y en caso de que lo necesites, podrás crear uno nuevo y editar o eliminar uno existente. 

Visualización del formato

  • Visualización del formato: Por medio de los componentes ubicados en la parte derecha de la pantalla, podrás establecer que se muestre la siguiente información en los documentos generados con el formato: 

    Campos del formato: 
  • Seleccione el formato: En este campo tendrás que seleccionar el formato desde el cuál tomarás los datos. Si el formato creado tiene relación con otros formatos (padre/hijo), podrás seleccionar cualquiera de los formatos relacionados y mostrar datos de ellos.
  • Seleccione el campo: Después de seleccionar el formato, este campo mostrará el listado de campos que tiene dicho formato. Así podrás seleccionar qué información de los campos se muestra en los documentos.

    Funciones de núcleo
  • Nombre de formato: Para mostrar el nombre del formato.
  • Fecha de creación: Para mostrar la fecha de creación del documento.
  • Fecha de aprobación: Para mostrar la fecha de aprobación del documento con estructura DD/MM/AAAA.
  • aaaa-mm-dd Aprobación: Para mostrar la fecha de aprobación del documento con estructura AAAA-MM-DD.
  • Dependencia creador: Para mostrar la dependencia del creador del documento.
  • Dependencia superior: Para mostrar la dependencia superior del creador del documento.
  • Usuario creador: Para mostrar el nombre del creador del documento.
  • Usuario aprobador: Para mostrar el nombre del/de los aprobador(es) del documento.
  • Número de radicado: Para mostrar el número de radicado automático del documento.
  • Muestra el código QR: Para mostrar el código QR del documento. 
  • Nombre de empresa: Para mostrar el nombre de la organización.
  • Logo empresa: Para mostrar el logo de la organización.
  • Número total de páginas: Para mostrar el número de páginas que tiene el documento.
  • Número de página actual: Para mostrar el número de la página actual del documento.
  • Mostrar las Firmas: Para mostrar las firmas del documento (Proyectó, aprobó, visto bueno).
  • Nombre de la ciudad: Para mostrar el nombre de la ciudad configurada por defecto.
  • Logo dependencia: Para mostrar el logo de la dependencia del creador del documento, si está relacionado en SAIA®.

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.

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