En SAIA® podrás simplificar el registro de correspondencia utilizando la ventanilla virtual y publicando el formulario de registro de correspondencia en la página web de tu organización. Esto no solo mejorará la eficiencia en la recepción de documentos, sino que también permitirá mantener un registro detallado de toda la correspondencia recibida y reducir el uso de papel en la organización.
Por ejemplo:
«Andrea es la encargada de recibir y dirigir la correspondencia que ingresa a la organización, y desde que utilizan SAIA® en la organización, ha gestionado con mayor facilidad la correspondencia proveniente de la ventanilla virtual ya que tiene acceso al consolidado de todos los nuevos registros y puede gestionarlos y dirigirlos a sus destinos de manera ágil y eficiente.»
¿Cómo gestionar la correspondencia recibida por medio de la ventanilla virtual?
Para gestionar la correspondencia que ingresa por la ventanilla virtual debes tener asignada la función “Responsable ventanilla virtual” y seguir los siguientes pasos:
Paso 1. Haz clic en el menú de SAIA® ubicado en la parte superior izquierda de tu pantalla y selecciona el módulo de “CAD”.
Paso 2. Haz clic en la opción «Pendiente por registrar».
Paso 3. Ubica los documentos que se registraron desde la ventanilla virtual, podrás identificarlos con base en la columna “Medio” del reporte.
Paso 4. Haz clic sobre el número de consecutivo del documento que vas a gestionar y accederás al registro de correspondencia con la información (parcial) que registró el origen. Además el estado del documento será “Pendiente”.
Paso 5. Ubica el botón flotante del documento y haz clic sobre la opción “Editar”. Se habilitará el formulario de edición del registro de correspondencia.
Paso 6. Diligencia la información faltante y selecciona a quién vas a direccionar la correspondencia.
Paso 7. Haz clic en “Continuar” y se actualizará el registro de correspondencia con la información diligenciada, además el estado del documento cambiará a “Radicado” y se enviará el registro al destino seleccionado.
A continuación te mostramos cómo:
Si deseas conocer más sobre la sección de Correspondencia y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Correspondencia» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.