Los documentos elaborados en SAIA®, permiten ser gestionados de manera electrónica y la herramienta cuenta con múltiples acciones. En esta ocasión te explicamos la acción de «Clasificar el documento en un expediente». Recuerda que los permisos a las acciones del documento se pueden gestionar desde los permisos de administración por los usuarios administradores de SAIA®.
Por ejemplo:
«Alexander generó un oficio dirigido a un proveedor con el que tienen un contrato y requiere almacenar la comunicación generada en el expediente del proveedor. Para esto, Alexander hace uso de la acción Clasificar en un expediente«.
¿Dónde encontrarás la acción de clasificar documento en un expediente?
La opción de Clasificar en un expediente hace parte de las acciones de gestión de los documentos, las cuales podrás encontrar en la parte lateral derecha de cualquier documento en SAIA®. A continuación te mostramos:
¿Cómo clasificar un documento en un expediente?
Para clasificar un documento en un expediente, solo debes seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Ubica el documento que quieres Clasificar en un expediente.
Paso 2: Haz clic en el botón «Clasificar en un expediente» ubicado en la parte lateral derecha del documento.
Paso 3: Se abrirá una ventana con dos campos: «Guardar/clasificar en» para buscar el expediente, seleccionar el tipo documental y guardarlo, y «Crear copia en» para guardar una copia en otro expediente. Recuerda que solo visualizarás los expedientes a los que tienes permiso.
Paso 4: Haz clic en el botón «Guardar» ubicado en la parte inferior. De esta manera, el documento quedará guardado en el expediente seleccionado.
A continuación te mostraremos cómo:
Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de un documento y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Menú de Acciones» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.