Algunos documentos en SAIA requieren una comunicación oficial para dar gestión, SAIA permite que puedas dar una respuesta usando otro formato y a su vez, vincular el documento respuesta a la solicitud inicial, garantizando el relacionamiento entre documentos para consultar su trazabilidad.
Por ejemplo:
«Andrés es el director financiero de la organización y recibió una solicitud de ampliar el presupuesto para la compra de equipos de cómputo, sin embargo, esta solicitud se rechazará por el bajo presupuesto del área, desde SAIA podrá generar una respuesta oficial negando el incremento del presupuesto y esta comunicación quedará vinculada como respuesta a la solicitud.»
¿Cómo generar una respuesta con documento?
Una vez inicies sesión en la herramienta SAIA debes seguir los siguientes pasos para generar una respuesta a un documento, seguiremos el ejemplo indicado anteriormente:
Paso 1. Selecciona el documento de solicitud de aumento de presupuesto para generar la respuesta de rechazo.
Paso 2. En la parte superior derecha del documento encontrarás una opción de responder, allí verás las opciones:
- Respuesta interna rápida
- Responder con documento
Paso 3. Haz clic en «Responder con documento», se habilitará la ventana flotante del botón nuevo donde verás las diferentes carpetas y formatos para generar documentos.
Paso 4. Selecciona el formato con el cual deseas generar la respuesta oficial, por ejemplo, formato de comunicación interna. Recuerda que en esta ventana del botón nuevo podrás ver todos los formatos a los que tienes permiso.
Paso 5. Una vez selecciones el formato se habilitará el formulario de comunicación interna, completa los datos y se generará el documento.
Paso 6. El documento respuesta de rechazo quedará vinculado automáticamente al documento de solicitud y viceversa.
A continuación te mostramos cómo:
Si deseas conocer más sobre la creación de documentos y otras funcionalidades generales del sistema SAIA, vuelve al apartado «Creación de Documentos» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.