En SAIA® es posible agrupar funcionarios que pertenecen a diferentes dependencias y, debido a sus funciones en la organización, conforman un grupo. De esta forma se facilita la asignación de responsabilidades o el envío de información a todos los miembros del grupo.
Por ejemplo:
«José necesita presentar una queja formal ante el Comité de Convivencia Laboral debido a que ha tenido incidentes con su jefe inmediato y no ha sido posible llegar a un acuerdo. Para esto debe enviar una comunicación interna describiendo detalladamente los hechos a todos los funcionarios que conforman el comité, pero identifica que al crear la comunicación interna debe buscar y seleccionar a cada uno de los funcionarios del comité de forma individual. Por lo tanto, cómo administrador de SAIA®, decide crear el grupo de Comité de Convivencia Laboral para que él y todos los usuarios puedan escalar con mayor facilidad este tipo de situaciones a todos los funcionarios del comité directamente».
¿Qué son los grupos en SAIA® y cómo acceder a ellos?
Los grupos son conjuntos de funcionarios que comparten funciones similares dentro de la organización. A continuación te mostramos cómo acceder a ellos:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de Administración para ver las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en Organización y se desplegarán todos los apartados de la sección.
Paso 4. Selecciona Grupos y accederás al reporte de todos los grupos creados.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo crear un nuevo grupo?
Para crear grupos en SAIA® debes realizar los siguientes pasos:
Paso 1. Haz clic en el botón de Adicionar ubicado en la parte superior del reporte de grupos.
Paso 2. Se habilitará una ventana con los campos que debes diligenciar para crear el grupo. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 3. Para finalizar haz clic en el botón de Guardar y así se creará el grupo en SAIA®.
A continuación te mostramos cómo:
Completa los campos
- Nombre: Nombre del grupo.
- Descripción: Descripción del grupo. Este campo es opcional.
- Funcionarios: Funcionarios que conforman el grupo. Podrás buscarlos diligenciando parcial o completamente el nombre del usuario, buscándolo en el árbol de dependencias, o buscándolo en otros grupos a los que pertenezca.
- Estado: Estado del grupo. Activo o Inactivo.
¿Cómo buscar un grupo?
A continuación te explicamos cómo puedes buscar grupos:
Paso 1. Haz clic en la barra de búsqueda ubicada en la parte superior del reporte de grupos.
Paso 2. Diligencia parcial o completamente el nombre del grupo que buscas y SAIA® mostrará las coincidencias de tu búsqueda.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo ver los grupos inactivos?
Los grupos inactivos se encuentran ocultos por defecto, en caso de que necesites consultarlos y/o gestionarlos debes desmarcar la opción de Ocultar inactivos ubicada en la parte superior del reporte y este mostrará los grupos inactivos.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo editar la información de un grupo?
Para modificar la información de un grupo en SAIA® debes realizar los siguientes pasos:
Paso 1. Haz clic en menú de opciones del grupo que vas a editar y así se habilitarán las opciones de Editar y Adicionar. Haz clic en Editar.
Paso 2. Accederás a una ventana donde podrás ver y modificar la información del grupo.
Paso 3. Para guardar los cambios haz clic en el botón de Guardar.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo agregar funcionarios a un grupo?
Para agregar funcionarios a un grupo en SAIA® debes realizar los siguientes pasos:
Paso 1. Haz clic en menú de opciones del grupo que vas a editar y así se habilitarán las opciones de Editar y Adicionar. Haz clic en Adicionar.
Paso 2. Accederás a una ventana donde podrás buscar y seleccionar los funcionarios que agregarás al grupo.
Paso 3. Para añadir los funcionarios seleccionados al grupo, haz clic en el botón de Guardar.
A continuación te mostramos cómo:
Si deseas conocer más sobre el módulo de Administración y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Administración» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.