Imagina las acciones que suelen hacerse con un documento físico, ahora podrás aplicarlas, pero llevadas a acciones electrónicas que te permitirán gestionar los diferentes documentos en SAIA®, en este caso te explicaremos como generar la respuesta a un documento que te enviaron a través de SAIA®.
Por ejemplo:
«Andrés es el responsable de la recepción y acaba de recibir una notificación en SAIA®por un memorando que su jefe le envió para firma, allí sé índica que Andrés dejo su puesto solo y en ese momento se perdió un celular, sin embargo, él no estaba de turno ese día; desde SAIA®realiza la respuesta oficial y comunica a su jefe el error.»
¿Dónde encontrarás la acción de responder documento?
La opción de responder documento hace parte de las acciones principales de los documentos, las cuales podrás encontrar en la parte superior derecha de cualquier documento en SAIA®. A continuación te mostramos:
¿Cómo responder un documento en ventana?
Existen tres formas de responder un documento. A continuación te las explicamos:
Opción 1. Con mensaje interno: Esta acción te permite generar una respuesta rápida.
Paso 1: Ubica el documento que quieres responder.
Paso 2: Haz clic en el botón «Responder» ubicado en la parte superior del documento y selección la opción «Con mensaje interno».
Paso 3: Esta acción habilitará una ventana donde recuperara automáticamente el usuario que te envió el documento, también puedes agregar destinatarios por usuario, oficina o grupo. Diligencia el formulario y haz clic en enviar, los destinatarios serán notificados.
A continuación te mostraremos cómo:
Opción 2. Con otro documento: Esta acción te permite generar una respuesta más formal, respondiendo con un formato existente de SAIA®. Por ejemplo, una comunicación interna. Te explicamos:
Paso 1: Ubica el documento que quieres responder.
Paso 2: Haz clic en el botón «Responder» ubicado en la parte superior del documento y selección la opción «Con otro documento».
Paso 3: Esta acción habilitará una ventana donde verás los formatos del botón nuevo, selecciona el formato de tu preferencia y diligéncialo, luego confirma el documento y este se enviará. Los documentos quedarán vinculados entre sí.
A continuación te mostraremos cómo:
Opción 3. Con documento del proceso: Esta acción solo se habilitará en formatos que hagan parte de un proceso. Te permite generar una respuesta con otro formato que haga parte del mismo proceso, es decir que podrás generar la respuesta haciendo uso de un formato que se encuentre relacionado en el árbol del documento. Te explicamos:
Paso 1: Ubica el documento que quieres responder.
Paso 2: Haz clic en el botón «Responder» ubicado en la parte superior del documento y selecciona la opción «Con documento vinculado al proceso» y se habilitará el árbol del documento donde verás todos los formatos que están relacionados al mismo proceso.
Paso 3: Haz clic sobre el formato que utilizarás para generar la respuesta, diligéncialo y finalmente confirma el documento. La respuesta quedará relacionada en el árbol del documento.
A continuación te mostraremos cómo:
Si deseas conocer más sobre las acciones principales de un documento y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Menú de Acciones» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.