En SAIA®, debes crear las áreas o dependencias de tu organización para utilizarlas en los diferentes procesos y módulos disponibles, por ejemplo al asignar los roles a los funcionarios de la organización, para crear el organigrama de dependencias, o al cargar la Tabla de Retención documental, entre otros.
Por ejemplo:
«Recientemente se realizaron cambios en la estructura de las áreas en la organización donde trabaja José, y debido a que él es el administrador de SAIA®, debe actualizar las dependencias en la herramienta. Para hacerlo, José debe acceder a la opción de Áreas/Dependencias donde podrá actualizar la información de las dependencias existentes y crear nuevas dependencias según la reestructuración que se realizó».
¿Cómo acceder a las dependencias creadas en SAIA®?
A continuación te explicamos cómo acceder a las dependencias:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de Administración para ver las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en Organización para que se desplieguen todos los apartados de la sección.
Paso 4. Selecciona Áreas/Dependencias y así podrás acceder al reporte de todas las dependencias creadas.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo crear una nueva dependencia?
En SAIA® podrás crear nuevas dependencias de dos formas:
Opción 1:
Paso 1. Haz clic en el botón de Adicionar ubicado en la parte superior del reporte de dependencias.
Paso 2. Se habilitará una ventana con los campos que debes diligenciar para crear la dependencia. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 3. Para finalizar haz clic en el botón de Guardar y así se creará la dependencia en SAIA®.
A continuación te mostramos cómo:
Completa los campos
- Código: Código de la dependencia.
- Nombre: Nombre de la dependencia.
- Responsable: Usuario responsable de la dependencia. Este campo es opcional.
- Área superior: Si la dependencia tiene un área superior, selecciona cuál. Este campo es opcional.
- Logo: Logo de la dependencia. Este campo es opcional.
- Sigla: Sigla de la dependencia. Este campo es opcional.
- Extensión: Extensión de la dependencia. Este campo es opcional.
- Ubicación: Ubicación de la dependencia. Este campo es opcional.
- Descripción: Descripción de la dependencia. Este campo es opcional.
- Estado: Estado de la dependencia. Activo o Inactivo
Opción 2: Puedes utilizar esta opción en caso de que requieras crear una dependencia a partir de una dependencia superior.
Paso 1. Haz clic en menú de opciones de la dependencia superior la cual debes crear previamente.
Paso 2. Se habilitarán las opciones de Nuevo y Editar, haz clic en Nuevo.
Paso 3. Se habilitará una ventana con los campos que debes diligenciar para crear la dependencia. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 4. Para finalizar haz clic en el botón de Guardar y así se creará la dependencia en SAIA®.
A continuación te mostramos cómo:
Completa los campos
- Código: Código de la dependencia.
- Nombre: Nombre de la dependencia.
- Responsable: Usuario responsable de la dependencia. Este campo es opcional.
- Área superior: Automáticamente se seleccionará la dependencia superior que seleccionaste en el paso número 1.
- Logo: Logo de la dependencia. Este campo es opcional.
- Sigla: Sigla de la dependencia. Este campo es opcional.
- Extensión: Extensión de la dependencia. Este campo es opcional.
- Ubicación: Ubicación de la dependencia. Este campo es opcional.
- Descripción: Descripción de la dependencia. Este campo es opcional.
- Estado: Estado de la dependencia. Activo o Inactivo
¿Cómo buscar una dependencia?
A continuación te explicamos cómo puedes buscar dependencias y así consultar o actualizar su información:
Paso 1. Haz clic en la barra de búsqueda ubicada en la parte superior del reporte de dependencias.
Paso 2. Diligencia parcial o completamente el nombre o código de la dependencia que buscas y SAIA® mostrará las coincidencias de tu búsqueda.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo ver las dependencias inactivas?
En el reporte de dependencias de SAIA®, las dependencias inactivas se encuentran ocultas por defecto, en caso de que necesites consultarlas y/o gestionarlas debes desmarcar la opción de Ocultar inactivos ubicada en la parte superior del reporte de dependencias y este se actualizará mostrando también las dependencias inactivas.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo editar la información de una dependencia?
Para modificar la información de una dependencia en SAIA® debes realizar los siguientes pasos:
Paso 1. Haz clic en menú de opciones de la dependencia que debes editar.
Paso 2. Se habilitarán las opciones de Nuevo y Editar, haz clic en Editar.
Paso 3. Accederás a una ventana donde podrás ver y modificar la información de la dependencia.
Paso 4. Para finalizar haz clic en el botón de Guardar y así se actualizará la información de la dependencia.
A continuación te mostramos cómo:
Si deseas conocer más sobre el módulo de Administración y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Administración» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.