Si tienes habilitada la radicación automática de facturas en SAIA®, pueden presentarse novedades que impidan la radicación de una o varias facturas. Esta información se centraliza en un reporte donde podrás consultar qué correos con facturas presentaron novedades y conocer el motivo asociado a cada caso.
Por ejemplo:
«Durante un cierre contable, el equipo de Helados Santa Rita notó que una factura esperada no se encontraba registrada en SAIA® a pesar de tener habilitada la radicación automática de facturas. En lugar de revisar manualmente la bandeja de entrada, accedieron al reporte de novedades, donde identificaron que el archivo adjunto presentaba una inconsistencia: no cumplía con los parámetros exigidos por la DIAN. Gracias a este reporte, el equipo localizó rápidamente el correo afectado, comprendió el motivo de la falla y pudo informar la novedad al proveedor para que tomara acción correctiva, sin perder trazabilidad».
¿Quiénes deben tener acceso al reporte de novedades en facturas?
Cada organización puede definir quiénes tienen acceso a este reporte, ya que es configurable según los permisos de SAIA®. Sin embargo se recomienda que, además de los usuarios administradores, el equipo contable y/o financiero tenga acceso a este reporte para que puedan identificar rápidamente facturas no radicadas, validar inconsistencias y contactar a proveedores para gestionar las correcciones necesarias.
¿Cómo acceder al reporte de novedades en facturas?
Para acceder al reporte de novedades de facturas deberás contar con los permisos adecuados, en caso de que no los tengas deberás contactar al administrador de SAIA® de tu organización. A continuación, te explicamos cómo acceder:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de Facturas, allí verás las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en el apartado de Reportes para que se desplieguen todas las opciones.
Paso 4. Haz clic en Novedades y accederás al reporte de facturas que presentaron novedades y que no pudieron radicarse en SAIA®.
A continuación te mostramos cómo:
¿En qué casos se registra una factura en el reporte de novedades?
SAIA® cuenta con múltiples validaciones al momento de radicar facturas, lo que garantiza el cumplimiento normativo y la integridad de la información registrada. Sin embargo, pueden presentarse novedades que impidan la radicación automática debido a:
- Duplicidad de facturas: Si la factura ya se encuentra radicada en el sistema, no es posible radicarla nuevamente.
- Incumplimiento normativo: Si la factura no cumple el estándar establecido por la DIAN, no es posible radicarla.
- Fuera de los tiempos de recepción de la organización: Si la factura ingresa fuera de las fechas establecidas para la recepción, no es posible radicarla.
- Dentro de los tiempos de rechazo de la organización: Si la factura ingresa dentro de las fechas establecidas para el rechazo, no es posible radicarla.
- Pueden presentarse novedades adicionales por errores específicos en los archivos o correos, por ejemplo por encriptación, estos también se muestran en el reporte.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.
