En SAIA® podrás indicar qué formatos deben reiniciar su contador al finalizar el año en curso lo que te permitirá controlar la secuencia anual, cumplir con normativas institucionales y automatizar la gestión secuencial de documentos.
Por ejemplo:
«Camila trabaja en una entidad que implementa un sistema de gestión documental conforme a normas ISO. Como parte del ciclo de mejora continua, cada año los formatos de “Acciones correctivas” y “No conformidades” deben reiniciar su numeración. Para garantizar la trazabilidad y evitar confusiones con registros de años anteriores, Camila configura en SAIA® el reinicio automático del contador de estos formatos al comenzar cada nuevo año. Esta medida asegura una secuencia ordenada y facilita la revisión en auditorías internas, auditorías externas y consultas institucionales.».
¿Cómo acceder a la configuración de los contadores de formatos?
Para acceder a la configuración de contadores deberás contar con los permisos adecuados, en caso de que no los tengas deberás contactar al administrador de SAIA® de tu organización. A continuación, te explicamos cómo acceder:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de Configuración, allí verás las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en el apartado de Configuración para que se desplieguen todas las opciones.
Paso 4. Haz clic en Contadores de formatos y accederás a la pantalla donde podrás definir qué formatos deben reiniciar su contador cuando finalice el año en curso.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo configurar el reinicio de contadores a fin de año?
Para configurar los contadores que deben reiniciarse cuando finalice el año en curso debes realizar los siguientes pasos:
Paso 1. Ubica el contador o formato que debe reiniciar su consecutivo cuando finalice el año en curso.
Paso 2. Haz clic en el menú de opciones ubicado en la columna “Cambio de año”. Se desplegarán las opciones “Si” y “No”.
Paso 3. Selecciona la opción “Si” y se actualizará la información en el reporte.
A continuación te mostramos cómo:
Ten en cuenta:
- En SAIA®, varios formatos pueden estar asociados al mismo contador. Por lo tanto, al activar el reinicio anual, todos los formatos vinculados a ese contador se actualizarán, ya que la configuración aplica directamente al contador, no al formato individual.
- Este reporte únicamente permite definir si el contador debe reiniciarse o no al finalizar el año. La actualización se ejecuta automáticamente una vez finaliza el año.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.